Moderne vormen van communicatie - faxen, e-mailen en videoconferenties

Moderne vormen van communicatie - faxen, e-mailen en videoconferenties!

De technologische vooruitgang van de afgelopen decennia heeft het mogelijk gemaakt om geprinte berichten, foto's en zelfs live-uitvoeringen met snelheid naar alle nieuwkomers in de wereld te verzenden.

Met een enkele aanraking kunt u communicatie naar een aantal bestemmingen verzenden. Niet alleen grote bedrijven, maar ook middelgrote en kleine bedrijven gebruiken ze bij hun dagelijkse werk. Onder dergelijke middelen zijn fax, internet / e-mail en videoconferenties.

Fax:

Net zoals de conventionele telefoon een stem voert, vervoert een fax- of faxmachine afgedrukte berichten (woorden en foto's in fotokopie-vorm) van het zenderinstrument naar het ontvangerinstrument.

De afzender van een faxbericht bereidt de kopie voor op een vel (meestal niet groter dan A4) dat in het faxapparaat kan worden ingevoerd. Hij belt het bestemmingsnummer, krijgt de faxtoon en voert het bericht door naar de machine.

Het afgedrukte bericht wordt omgezet in elektronische signalen wanneer het papier door het faxapparaat rolt. Dit bericht wordt op dezelfde manier aan het andere uiteinde ontvangen op de papierrol die aan de machine is bevestigd.

Faxapparaten hebben mogelijk deze extra functies:

(A) Activering op afstand:

De eigenaar kan een afstandsbediening gebruiken om de machine te bedienen.

Ondanks stroomuitval:

(B) Het faxapparaat kan zelfs bij stroomuitval functioneren.

(C) Geheugen:

Het verzonden bericht kan in het geheugen van het apparaat worden bewaard. Aan de ontvangende zijde kan het bericht, bij gebrek aan papier, in de machine worden opgenomen om achteraf een afdruk te ontwikkelen.

(D) Antwoordapparaat:

Aan de ontvangende kant hoeft er geen operator te zijn om binnenkomende berichten te ontvangen. Ze worden automatisch ontvangen.

voordelen:

(A) Met Fax kan een document nauwkeurig worden verzonden, inclusief afbeeldingen en handschriften. Kleurenfaxen zijn ook een mogelijkheid.

(B) Fax kan via een computer worden verzonden. In dat geval is het beperkt tot berichten die op de computer zijn gemaakt.

(C) Een faxbericht kan telefonisch worden bevestigd om de authenticiteit ervan te garanderen.

(D) Faxen zijn toegestaan ​​als bewijs in de rechtbank. In dit opzicht zijn ze superieur aan e-mail.

(E) Bij herhaalde kiesmogelijkheden kan een bezet nummer worden bereikt zodra het nummer wordt vrijgegeven.

nadelen:

(a) Het is duur in vergelijking met e-mail en post.

(b) Soms is de ontvangst wazig vanwege kanaaldefecten of mechanisch falen aan beide uiteinden.

(c) Aan het einde van de afzender of de ontvanger kan het document aan verkeerde personen worden getoond. Het is daarom vaak moeilijk om geheimhouding te bewaren bij het verzenden en ontvangen van een faxbericht.

(d) Aan het ontvangende einde wordt het bericht afgedrukt op kosten van de ontvanger. In het geval dat ongewenste berichten binnenstromen, moet de ontvanger de kosten dragen.

Specimen faxberichten:

Er zijn nieuwe conventies over het opstellen en opstellen van een faxbericht. Er is een tendens om de verticale ruimte van de brief te minimaliseren.

Als een zakelijke brief per fax moet worden verzonden, is deze op een van de volgende manieren geformatteerd:

Specimen faxnr. 1:

ABC Corporation:

1, MG Road, Nagpur

Faxbericht:

Voor LMN Inc., Mumbai

Van Joseph De Cunha

Onderwerp Tekortkoming in uw zending

Datum 4 juli 2011

Pagina / s 1

We willen graag dat u onmiddellijk noteert dat het tekort in uw zending van 1 juli 2011 aan ons was, dat 40 roestvrijstalen wasbakken zou moeten bevatten, maar slechts 30 bevat. We vertrouwen erop dat u de verzending zult controleren en het tekort zult opvangen op zijn vroegst. Bevestig alstublieft per fax.

Joseph De Cunha

Purchase Manager

Specimen faxnr. 2

Apex importeurs-exporteurs:

1244 Dock Yard Street, Mumbai.

Faxbericht:

Aan Kiran Jhaver Inc. van Raj Desai

Faxnr. AIE / 233 Onderwerp Verlenging van L / C

Datum 30 juni 2011 Pagina's 2, inclusief deze

Op verzoek van u hebben we ervoor gezorgd dat de L / C op 1 januari 2011 is verlengd, die op 30 juni tot 31 juli 2011 vervalt . Hiernaast wordt een kopie verzonden. We hopen dat u hiervan profiteert en de kleding binnen deze datum verzendt. In het geval dat u dit niet kunt doen, zijn wij genoodzaakt de bestelling te annuleren. Blijf op de hoogte en geef advies over de voortgang van het verzenden van de bestelling.

Raj Desai

Dy. Directeur

Internet en e-mail:

Internet is een internationaal computernetwerk dat computers van sectoren zoals overheidsinstanties, bedrijfshuizen, onderwijsinstellingen en individuen met elkaar verbindt. Het ontvangt informatie, slaat het op en laat het lezen als het aan bepaalde voorwaarden voldoet.

Internet Service Providers (ISP's) laten toe om de e-mail ID gratis te maken, in de hoop de kosten te recupereren via de advertenties waaraan de gebruiker wordt blootgesteld tijdens het gebruik van e-mail. Een typisch e-mailadres leest [beveiligd met e-mail]. Sommige andere ISP's zijn bsnl, yahoo, hotmail en Gmail.

Let op het gebruik van alleen e-mails met kleine letters (kleine letters) in ID's.

Telkens wanneer de gebruiker berichten wil verzenden of de inkomende post wil controleren, kan hij zijn ID bereiken door een wachtwoord in te typen waardoor het e-mailaccount privé wordt. Als u zich echter eenmaal heeft aangemeld bij het e-mailmechanisme, weet u niet wie deze 'privé'-informatie ver weg zou kunnen lezen. Als zodanig garandeert e-mail geen 100% geheimhouding.

voordelen:

(a) Email is verreweg het goedkoopste en snelste middel om gedrukte informatie te verzenden (zowel verbaal als non-verbaal). Met één druk op de knop kunnen honderden pagina's met informatie naar honderden e-mailadressen wereldwijd worden verzonden (op te merken door ontvangers bij het controleren van de inkomende e-mail of inbox).

(b) Geen papier vereist. Berichten kunnen rechtstreeks op de computer worden gemaakt en toegevoegd vanuit verschillende computerbestanden, cd's, diskettes, enz.

(c) Deze faciliteit is nu beschikbaar in veel regionale talen van India.

(d) Het is informeel en laat de afzender toe anoniem te blijven (aangezien hij elke naam als zijn e-mailadres kan gebruiken), bijvoorbeeld JK Singh kan udankhatola als zijn e-mailnaam gebruiken).

(e) Organisaties en uitgeverijen nemen kennis van berichten die via e-mail binnenkomen. Kranten en tijdschriften drukken brieven af ​​die via e-mail binnenkomen.

(f) Zolang u uw wachtwoord bij u draagt, kunt u uw e-mailaccount openen op elke computer in de wereld die over deze faciliteit beschikt. Je blijft onbezwaard, zelfs met een mobiel gsm-toestel. U kunt gewoon een internetcafé binnengaan, de huur betalen en de e-mail gebruiken. E-mail is buitengewoon draagbaar.

(g) U kunt een adresboek in uw e-mailaccount hebben, de inkomende mails opnemen en ze bewerken, enzovoort.

(h) Wanneer u op een e-mailbericht antwoordt, wordt het bericht van de afzender automatisch naar hem teruggestuurd voor een gemakkelijke referentie.

(i) Als gids voor menselijke behoefte en verbeelding zijn meer innovaties mogelijk.

(j) E-mail kan een lopende elektronische conferentie mogelijk maken. Mensen over de hele wereld kunnen op internet 'vergaderen' en een onderwerp van gemeenschappelijk belang overleggen.

(k) De ontvanger hoeft niet meteen te reageren zoals aan de telefoon maar kan zijn tijd nemen. E-mailen helpt om een ​​directe interface te vermijden.

(l) In een organisatie kan een ondergeschikte snel en rechtstreeks een leidinggevende bereiken via e-mail. E-mail maakt een organisatie democratischer (omdat individuen meer kans hebben gehoord te worden door de juiste persoon, zelfs als hij meerdere niveaus hoger is).

Nadeel:

(i) Email, vanwege de potentiële anonimiteit, blijft een informeel communicatiekanaal.

(ii) Overmatig gebruik en overspoelen van ongewenste berichten (vooral van adverteerders) is een belangrijk nadeel van dit systeem. Tenzij men ervoor zorgt ongewenste advertenties te blokkeren, vindt men zijn inbox vol met aanbiedingen die misschien twijfelachtig en onoprecht zijn. Waden door brokken e-mail is een van de grootste problemen voor degenen die afhankelijk zijn van e-mail voor hun communicatiebehoeften.

(iii) Het is mogelijk dat iemand niet privé is terwijl hij de computer gebruikt voor e-mailen. In zoverre gaat het geheim verloren.

(iv) Als de ontvanger zijn e-mailaccount niet kan openen zodra een bericht is ontvangen, kan het bericht niet voor hem werken.

Richtlijnen voor het gebruik van e-mail:

E-mail is een nieuw en eigenaardig communicatiemiddel, dat zijn eigen conventies inbrengt:

(1) Uw e-mailbericht kan door meer personen worden gelezen dan bedoeld. Dus je moet oppassen.

(2) Bij een e-mailbericht moet alle elementen van een goede samenstelling zijn zoals beknoptheid, duidelijkheid, hoffelijkheid.

(3) U kunt het spellingcontrolemechanisme van de computer gebruiken om een ​​correcte spelling te garanderen.

(4) Het e-mailformaat op de computer voorziet in het verzenden en vermelden van cc (carbon copy) en onderwerpregel. Deze kunnen worden geschreven voor het gemak van de ontvanger.

(5) Als een enkele e-mail berichten voor verschillende secties van een organisatie bevat, kunnen deze tijdens de samenstellingsfase worden gescheiden.

(6) Je moet niet alle hoofdletters gebruiken bij het schrijven van een bericht, omdat dit onhandig en onbeleefd lijkt.

(7) Bij het beantwoorden van een bericht kan alleen het essentiële deel ervan worden geciteerd en de rest wordt verwijderd.

(8) U kunt het bericht in een ander programma (zoals WordPad of Kladblok) maken en naar uw e-mailadres overbrengen.

(9) Wees extra voorzichtig als u op het computerscherm proefleest.

Opgemerkt kan worden dat de datum en tijd van verzending van het bericht en de e-mail-id van de afzender automatisch worden verzonden op e-mail. Het is nog steeds gebruikelijk om uw e-mailadres in de body van het e-mailbericht te schrijven.

E-mail-ID wordt in de hoofdtekst van het bericht weergegeven, vooral wanneer u een antwoord met een ander ID uitnodigt. Als er een tijdsverschil is tussen het opstellen van een bericht en het verzenden van het bericht, om welke reden dan ook, dan kan de datum van componeren worden geschreven.

Videoconferenties en teleconferenties:

Deze manier van communiceren begint bij teleconferenties. Een aantal telefoons zijn tegelijkertijd met elkaar verbonden. Teleconferencing is een faciliteit waarmee mensen in verschillende delen van de wereld een audiovergadering kunnen hebben (in tegenstelling tot dialoog), waardoor ze besparen op transittijd en hotelovernachting. Het helpt bij het afronden van een verscheidenheid aan meningen over een onderwerp om tot een snellere conclusie te komen.

Een verdere vooruitgang in deze technologie is computer teleconferentie. De deelnemers kunnen reageren op de berichten en ingangen voor de kennis van de anderen. Ze zijn misschien niet eens gelijktijdig aanwezig voor de teleconferentie op de computer, maar voegen hun bijdrage op hun gemak toe.

Videoconferenties komen echter het dichtst in de buurt als ze elkaar zien en horen zonder dat ze samen aanwezig zijn. De technologieën die worden gebruikt bij een videoconferentie zijn: beeldscherm, camera, microfoon, codec (compressor-decomprimeren of), apparatuurbedieningspaneel op elke locatie en internetconnectiviteit. Met het verstrijken van de tijd wordt dit steeds populairder en gemakkelijker te gebruiken. Je ziet het vaak in tv-interviews.

Je ziet het vaak in tv-interviews. Voor een videoconferentie stappen de deelnemers in een speciale ruimte op hun respectieve locaties, uitgerust met de gadget. Ze kunnen anderen zien, horen, spreken en exposities vertonen zonder fysieke aanwezigheid samen.

De hele procedure kan worden vastgelegd op videobanden. Zoals iemand het schertsend heeft gezegd, behalve de snacks en koffie, is al het andere overdraagbaar in een videoconferentie. Op dit moment, het voorrecht van de rijkere zakelijke huizen, videoconferenties zijn ingesteld om meer populariteit te winnen.

Videoklassen zijn een andere mogelijkheid op dit gebied, waar een lid van een expertfaculteit een aantal lessen tegelijkertijd in een aantal steden kan geven en de vragen van de deelnemers kan beantwoorden.