MBO: Management by Objectives (8 elementen)
Elementen in het MBO-proces:
Er zijn enkele elementen die gemeenschappelijk zijn voor alle MBO-processen.
De basisstappen van het MBO-proces worden als volgt beschreven:
1. Centrale doelinstelling:
De eerste stap in het proces van MBO is het definiëren en verifiëren van de organisatiedoelstellingen. Deze doelstellingen worden meestal bepaald door het centrale management en meestal in overleg met de andere managers. Voordat deze doelstellingen worden bepaald, zal een gedetailleerde beoordeling van de beschikbare middelen worden gemaakt.
Goede marktonderzoeken en onderzoek zullen worden uitgevoerd en zakelijke voorspellingen zullen worden gedaan. Deze gedetailleerde analyse belicht de gewenste langetermijn- en kortetermijndoelstellingen. Er moet een poging worden gedaan om de doelstellingen specifiek en realistisch te maken. Zodra de doelen zijn vastgesteld, moeten deze aan alle leden van de organisatie bekend worden gemaakt en duidelijk door hen worden begrepen.
2. Departementale en individuele doelen stellen:
Nadat de organisatiedoelstellingen zijn vastgesteld, is de volgende stap het vaststellen van de afdelingsdoelen. Het topmanagement moet de doelstellingen bespreken met de afdelingshoofden zodat doelstellingen onderling kunnen worden overeengekomen. Elke afdeling stelt zijn doelstellingen voor het lange bereik en het korte bereik vast met instemming van het topmanagement.
Na het instellen van de afdelingsdoelen, werken de ondergeschikten met hun respectievelijke managers om hun eigen doelen te stellen ten opzichte van de organisatiedoelen. Dergelijke participatieve doelstellingen zijn belangrijk omdat mensen zeer gemotiveerd raken om de door hen gestelde doelen te bereiken. De doelen van de ondergeschikten zullen specifiek en kortlopend zijn en aangeven wat de ondergeschikte eenheid in een bepaalde tijdsperiode kan bereiken. De individuele leden die de eenheid vormen, moeten ook door de ondergeschikte worden geraadpleegd. Op deze manier is elk lid van de organisatie betrokken bij het stellen van doelen.
3. Herziening van opdrachtbeschrijvingen:
Onder MBO zal het opnieuw instellen van de individuele doelen een herziening van de functieomschrijvingen van verschillende posities vereisen, die op hun beurt de herziening van de gehele organisatiestructuur zullen oproepen. De organigrammen en handleidingen worden aangepast om de veranderingen weer te geven die door het MBO zijn aangebracht. De taakomschrijving van verschillende banen zal nu hun doelstellingen, verantwoordelijkheden en autoriteit bepalen. De relatie van een baan met andere banen in de organisatie moet ook duidelijk worden vastgesteld.
4. Overeenkomende doelen en toewijzing van middelen:
Het stellen van doelen betekent op zich niets, tenzij middelen en middelen om deze doelstellingen te bereiken ook worden verstrekt. De ondergeschikten moeten dus door de directie de nodige gereedschappen en materialen worden aangeboden, zodat ze hun doelen effectief en efficiënt kunnen bereiken. De toewijzing van middelen moet ook plaatsvinden in overleg met de ondergeschikte. Als doelen precies zijn ingesteld, kunnen resource-eisen nauwkeurig worden gemeten, waardoor de toewijzing van middelen zeer eenvoudig wordt.
5. Vrijheid van implementatie:
Het taakgerichte team van de manager moet de volledige vrijheid krijgen om te beslissen hoe de middelen worden gebruikt en hoe de doelstellingen worden bereikt. Er is minimale of geen inmenging door de meerderen zolang het manager-ondergeschikte team werkt binnen het algemene kader van het organisatiebeleid.
6. Controlepunten instellen:
MBO zorgt voor periodieke vergaderingen tussen de manager en zijn ondergeschikte om de voortgang te bespreken in de richting van het bereiken van de doelen van de ondergeschikten. Hiervoor moet de manager controlepunten of prestatienormen vaststellen om de voortgang van de ondergeschikte te evalueren. De normen moeten zo veel mogelijk kwantitatief worden gespecificeerd en de ondergeschikte moet ze volledig begrijpen. Deze praktijk moet worden gevolgd door elke manager met zijn ondergeschikte en het moet leiden tot de belangrijkste resultaatanalyses als doelen of doelen worden weergegeven in termen van resultaten. De belangrijkste resultaatanalyse moet worden teruggebracht tot schrijven.
Het bevat over het algemeen de volgende informatie:
(i) De algemene doelstellingen van de functie van de ondergeschikte.
(ii) De belangrijkste resultaten die hij moet bereiken om zijn doelstellingen te bereiken.
(iii) De prioriteiten op lange en korte termijn van smaken waaraan hij zich moet houden.
(iv) De omvang en omvang van assistentie die hij verwacht van zijn leidinggevende en gerelateerde afdelingsmanagers en de hulp die hij moet verlenen aan andere afdelingen.
(v) De aard van informatie en rapporten die hij zal ontvangen om zelfevaluatie uit te voeren.
(vi) De normen volgens welke zijn prestaties zullen worden beoordeeld.
7. Beoordeling van prestaties:
Hoewel een informele beoordeling van de prestaties van een ondergeschikte door bijna elke dag door zijn manager wordt gedaan, moet er ook periodiek naar de prestaties worden gekeken. Deze periodieke beoordelingen zijn nodig omdat prioriteiten en omstandigheden voortdurend veranderen en deze moeten voortdurend worden gecontroleerd. Deze beoordelingen zullen de managers en ondergeschikten helpen om de doelstellingen of de methoden indien nodig aan te passen. Dit vergroot de kans op succes bij het behalen van de doelen en zorgt ervoor dat er geen verrassingen zijn bij de uiteindelijke beoordeling. Het periodieke beoordelingsgesprek moet gebaseerd zijn op eerlijke en meetbare normen, zodat de ondergeschikten volledig op de hoogte zijn en de mate van prestaties begrijpen die ze bij elke stap hebben gemaakt.
8. Counseling:
De functioneringsgesprekken die periodiek worden uitgevoerd, ondersteunen de ondergeschikte bij het verbeteren van zijn prestaties in de toekomst. De overste bespreekt met de ondergeschikte de manieren en middelen om tekortkomingen in de prestaties te verwijderen en hem te adviseren hoe zijn efficiëntie kan worden verbeterd. MBO is in feite een toekomstgericht proces en motiveert werknemers om na te denken over de toekomst in termen van 'waar ze naartoe gaan'.
De basisstappen van MBO afgeleid van de bovenstaande stappen zijn:
