Uw bedrijfsaccounting informatiesysteem effectiever maken
Uw bedrijfsaccounting informatiesysteem effectiever maken!
De noodzaak om een effectief boekhoudinformatiesysteem in een onderneming te ontwikkelen, kan niet genoeg benadrukt worden. Aangezien het gebruik en de controle van financiële middelen gekoppeld zijn aan boekhoudinformatiesystemen, wordt het des te belangrijker om het boekhoudinformatiesysteem zorgvuldig te plannen, ontwerpen en implementeren.
Afbeelding Courtesy: undercdn.under30media.netdna-cdn.com/wp-content/uploads/2013/Accounting.jpg
Wat maakt een boekhoudinformatiesysteem effectief? Het antwoord op deze vraag kan worden gegeven in de vorm van de volgende kritische succesfactoren:
1. Efficiëntie
2. Eenvoud
3. Flexibiliteit
4. Betrouwbaarheid
5. Acceptatie door de gebruiker
1. Efficiëntie:
Boekhoudinformatiesystemen vallen tussen de categorieën van fabriekssystemen en ondersteunende systemen. Over het algemeen is de drijvende kracht achter de ontwikkeling hiervan de waarschijnlijke verbetering in de efficiëntie van de specifieke taken en de wettelijke verplichting om nauwkeurige en tijdige informatie te genereren voor rapportage aan verschillende externe gebruikers. Dergelijke systemen moeten daarom werken met de laagst mogelijke budgetten en het doel dienen.
De hoeveelheid informatie gegenereerd door de boekhoudinformatiesystemen is aanzienlijk toegenomen. Als gevolg hiervan is de kosteneffectiviteit een kritische succesfactor geworden voor boekhoudinformatiesystemen.
2. Flexibiliteit:
Boekhoudsystemen worden nu vaker gewijzigd dan ooit tevoren. De veranderingen zijn in het algemeen noodzakelijk door veranderingen in de regelgeving voor het bedrijfsleven, herstructurering van de organisatie, re-engineering van bedrijfsprocessen, enz.
Het boekhoudinformatiesysteem kan worden gewijzigd om te profiteren van de verandering in informatietechnologie. Een boekhoudinformatiesysteem moet dus flexibel zijn en in staat zijn zich aan te passen aan de veranderingen in de bedrijfsomgeving en informatietechnologie.
3. Eenvoud:
Boekhoudkundige informatiesystemen worden gebruikt door verschillende gebruikers, zowel intern als extern. Deze gebruikers hebben verschillende niveaus van kennis van informatiesystemen en technologie. Het is daarom van essentieel belang om ervoor te zorgen dat het systeem eenvoudig en gebruiksvriendelijk is.
Een boekhoudinformatiesysteem moet eenvoudig te bedienen, onderhouden en audit zijn. Het moet ongewenste functies vermijden, omdat ze alleen maar complexiteit toevoegen aan het systeem. Er is echter een wisselwerking tussen eenvoud en flexibiliteit en een goed evenwicht tussen beide moet in het systeem worden gehandhaafd.
4. Betrouwbaarheid:
Omdat de boekhoudinformatiesystemen betrekking hebben op de dagelijkse bedrijfsvoering, moeten ze zeer betrouwbare systemen zijn. De betrouwbaarheid kan worden gemeten in termen van weinig onderhoud, kwaliteit van informatie en mogelijkheid om uitzonderingen te verwerken. Boekhoudkundige informatiesystemen moeten zodanig zijn ontworpen dat zij geen foutieve gegevens accepteren en geen onjuiste of onvolledige rapporten afgeven.
5. Gebruikersacceptatie:
Het gebruik van boekhoudkundige informatiesystemen is alomtegenwoordig in het bedrijfsleven, omdat bijna elke afdeling het gebruikt. Vanwege het grote aantal gebruikers wordt het beveiligen van gebruikers moeilijk. Zonder acceptatie door de gebruiker kunnen boekhoudinformatiesystemen niet slagen.
Het falen van boekhoudkundige informatiesystemen in genationaliseerde Indiase banken in de beginfasen is een klassiek voorbeeld van het belang van acceptatie door gebruikers van boekhoudinformatiesystemen.
De acceptatie van de gebruiker komt wanneer het systeem de taak van de gebruiker eenvoudiger maakt en zijn problemen oplost, zonder zijn ellende te vergroten. De betrokkenheid van gebruikers bij de ontwikkelings- en implementatiefase is dus essentieel voor het succes van boekhoudinformatiesystemen.
