Lijst met documentatie die nodig is bij exportactiviteiten

Een voor de hand liggende vraag is: waarom is documentatie nodig in exportzaken? Het antwoord op deze vraag ligt in de aard van de zakelijke relaties tussen de exporteur en de importeur die vanuit twee landen opereert. Het is bekend dat de handelspraktijken en rechtssystemen in tegenstelling tot de binnenlandse handel anders zijn in de twee landen waar de exporteur en de importeur actief zijn.

Daarom zijn, om de respectieve belangen van de exporteur en de importeur die betrokken zijn bij exportactiviteiten te beschermen, bepaalde documentaire formaliteiten essentieel. Dergelijke documentatie vergemakkelijkt de vlotte doorstroming van goederen en betalingen daarvan over de nationale grenzen heen.

Exportdocumenten op basis van de functies die ze uitvoeren, worden grofweg ingedeeld in vier typen:

1. Commerciële documenten

2. Regulerende documenten

3. Export Assistance Documents

4. Documenten vereist door importerende landen.

Laten we nu de specifieke documenten en functies bespreken die ze onder elke categorie uitvoeren.

Commerciële documenten:

1. Handelsfactuur:

Dit is het eerste standaard en het enige volledige document in een exporttransactie. Het is in feite een document met inhoud die informatie over goederen bevat. GEHARMONISEERDE SYSTEEMNOMENCLATUUR (HSN), GEVRAAGDE PRIJZEN, DE LEVERINGSVOORWAARDEN EN MERKEN EN CIJFERS OP DE PAKKETTEN DIE DE GOEDEREN BEVATTEN

De exporteur heeft dit document nodig voor andere doeleinden, zoals:

(i) Verkrijgen van export inspectie certificaat

(ii) Accijnsverklaring verkrijgen

(iii) Inklaring verkrijgen en

(iv) Het waarborgen van dergelijke prikkels als compenserende steun voor contante betaling (CCS) en invoervergunning.

Dit document wordt voorbereid in de fasen vóór verzending en na verzending.

Naast de handelsfactuur is er ook een proforma-factuur. Het is een tijdelijke handelsfactuur die door de exporteur naar de importeur wordt verzonden. Het dekt de geplande verzending die al dan niet in de toekomst kan worden gemaakt.

De importeur heeft dit document nodig voor het verkrijgen van een invoervergunning en het openen van een kredietbrief ten gunste van de exporteur. Met dit evidente belang van de proformafactuur zou de exporteur de gewoonte moeten hebben om een ​​proformarekening naar de importeur te sturen, zelfs als dat niet wordt geëist.

2. cognossement:

Vrachtbrief (B / L) is een document dat wordt uitgegeven door de rederij en waarin wordt erkend dat de daarin genoemde goederen worden verzonden of zijn verzonden. Dit is ook een verbintenis dat de goederen in dezelfde staat en toestand als ontvangen aan de geadresseerde worden afgeleverd, op voorwaarde dat de vracht die daarin is gespecificeerd, naar behoren is betaald.

Vrachtbrief dient drie verschillende functies:

(i) Het is een bewijs van het contract van bevrachting (transport).

(ii) Het is een ontvangstbewijs van de rederij voor de goederen die het heeft ontvangen.

(iii) Het is een document van eigendom van de verzonden goederen.

Het connossement geeft de details over de exporteur, het vervoerende vaartuig, de verscheepte goederen, de haven van verscheping, de bestemming, de geadresseerde en de partij die op de hoogte moet worden gesteld bij aankomst van de goederen op de plaats van bestemming. Bill of ladings is de set gemaakt.

3. Airway Bill:

In luchtvervoer staat het vervoersdocument bekend als de luchtvrachtbrief. Dit document vervult drie functies van een expeditienota voor de goederen, de ontvangst van de goederen die worden aangeboden en de bevoegdheid om de levering van goederen te verkrijgen. Omdat het niet onderhandelbaar is, heeft het dus niet dezelfde geldigheid als een vrachtbrief voor zeevervoer.

4. Wisselstaat (B / E):

Wisselgeld is een instrument of concept dat wordt gebruikt voor de betaling in het internationale / exportbedrijf. Het is een schriftelijk geschreven instrument met een onvoorwaardelijke bestelling, ondertekend door de marker, die een bepaalde persoon ertoe brengt om een ​​bepaald geldbedrag alleen te betalen aan of aan de orde van een persoon of aan de drager van het instrument. De persoon aan wie de wissel gericht is, is om ofwel op afroep ofwel op een vaste of een bepaalbare termijn te betalen.

Er zijn drie partijen bij een wissel betrokken:

(i) De Lade (Exporteur):

De persoon die de B / E maakt en uitvoert of zegt, de persoon aan wie de betaling verschuldigd is.

(ii) De speler (importeur):

De persoon op wie de B / E is getekend en die moet voldoen aan de voorwaarden van het document.

(iii) De begunstigde (exporteur of exporteur van de bank):

De partij die de betaling ontvangt.

5. Letter of Credit:

Het is een schriftelijk instrument dat is uitgegeven door de bank van de koper (importeur) en waarin de verkoper (exporteur) wordt gemachtigd om volgens bepaalde voorwaarden te tekenen en in een rechtsvorm te bepalen dat al deze rekeningen (concepten) worden nageleefd. Letter of credit biedt de exporteur meer zekerheid dan open rekeningen of wissels.

Een commerciële kredietbrief bestaat uit de volgende drie partijen:

(i) De opener of importeur - de koper die het tegoed opent

(ii) De emittent - de bank die de letter of credit afgeeft.

(iii) De begunstigde - de verkoper in wiens voordeel het tegoed wordt geopend.

Op basis van verschillende voorwaarden kunnen letters of credit van de volgende typen zijn:

(a) Herroepbaar en onherroepelijk:

In geval van herroepelijke accreditieven kan de koper of de emittent op elk moment voorafgaand aan de betaling een verplichting annuleren of wijzigen zonder voorafgaande kennisgeving aan de exporteur of verkoper. Wanneer de brief onherroepelijk is, kan de koper de verplichting niet annuleren of wijzigen zonder toestemming van de exporteur.

(b) Bevestigd en onbevestigd:

In het geval van een bevestigde letter of credit, wordt de betaling gegarandeerd door de uitgevende bank. Wanneer de brief niet-bevestigd is, wordt een dergelijke garantie niet door de bank gegeven.

(c) Met en zonder verhaal:

Met regres betekent dat als de koper de bank na een bepaalde periode niet betaalt, de bank een beroep kan doen op de exporteur. Er is geen dergelijke bepaling in de kredietbrief zonder verhaal.

Regulatory Documents:

1. Juridische documenten voor export uit India:

Er zijn twee soorten regelgevingsdocumenten:

(i) documenten die nodig zijn voor registratie, en

(ii) Documenten die nodig zijn voor verzending.

De documenten van de eerste categorie omvatten toepassingen en andere ondersteunende documenten voor het verkrijgen van:

(i) codenummer van de Reserve Bank of India (RBI),

(ii) Codenummers van importeurs en exporteurs van de hoofdcontroleur van invoer en uitvoer,

(iii) Registration-cum-membership certificate (RCMC), etc.

De documenten die nodig zijn voor het verzenden van goederen zijn de volgende:

(i) GR-formulier:

Het is verplicht om in tweevoud te worden ingevuld voor alle exporten, behalve per post. Beide exemplaren moeten worden ingediend bij de douaneautoriteiten in de laadhaven. Zij bewaren het originele exemplaar dat rechtstreeks naar de Reserve Bank of India wordt gestuurd.

Zij zullen de kopie die bij de onderhandelingsbank is ingediend samen met andere documenten retourneren na verzending van goederen. De onderhandelingsbank stuurt de kopie naar de RBI nadat de exportopbrengsten zijn gerealiseerd.

(ii) PP-formulier:

Uitvoer naar alle landen per pakketpost (PP), behalve wanneer dit wordt gedaan op basis van "te betalen waarde" of "onder rembours" moet worden aangegeven op PP-formulieren.

(iii) VP / COD-formulier:

Het is verplicht om één exemplaar in te vullen voor export naar alle landen per postpakket onder regelingen om opbrengsten via postkanalen te realiseren op basis van 'te betalen waarde' of 'onder rembours'.

(iv) EP-formulier:

Verzending naar Afghanistan en Pakistan anders dan per post moet op EP-formulieren worden aangegeven.

(v) SOFTEX-formulier:

Het moet in drievoud worden voorbereid voor de export van computersoftware in niet-fysieke vorm.

2. Verzendingsrekening:

De vrachtbrief is het hoofddocument op basis waarvan de toestemming van de douane voor export wordt gegeven. Voor verzending van zendingen per post moet het formulier voor douaneaangifte worden ingevuld. Er zijn drie soorten vrachtbrieven verkrijgbaar bij de douaneautoriteiten.

Dit zijn:

(i) Gratis factuur voor verzending:

Het wordt gebruikt voor de uitvoer van goederen waarvoor geen uitvoerrechten gelden.

(ii) Toekomstige vrachtbrief:

Gedrukt op geel papier, wordt het gebruikt in het geval van goederen die zijn onderworpen aan uitvoerrechten / cess.

(iii) Nadeel Shipping Bill:

Het wordt meestal gedrukt op groen papier en wordt gebruikt voor de export van goederen die recht hebben op teruggave van rechten.

3. Marine Insurance Policy:

Het is het basisinstrument in zeevaartverzekering. Een marien beleid is een contract en een juridisch document dat dient als bewijs van de overeenkomst tussen de verzekeraar en de verzekerde. Het beleid moet worden geproduceerd om een ​​claim in te dienen bij een rechtbank. Een exporteur moet de zeevaartverzekering ook als onderpandbeveiliging plaatsen als hij een voorschot krijgt op zijn bankkrediet.

Hulpdocumenten exporteren:

Voor het gebruik van een aantal incentives en assistentie moet een exporteur een aantal documenten invullen.

Enkele van de belangrijkste hiervan worden hier besproken:

1. Aanvraagformulier voor registratie:

Exporteurs die gebruik willen maken van de voordelen van het importbeleid zijn verplicht om zich te registreren bij de juiste registrerende instantie, zoals Export Promotion Councils (EPC), Commodity Boards en Chief Controller of Imports and Exports (CCIE), New Delhi.

De registratieaanvraag moet vergezeld gaan van een certificaat van de bank van de exporteur met betrekking tot zijn financiële soliditeit. Ingeval een bedrijf filialen heeft, wordt de registratieaanvraag uitsluitend door het hoofdkantoor ingediend.

2. Toewijzing van inheemse grondstoffen op basis van prioriteit:

Producenten-exporteurs kunnen bij de directeur Exportpromotie van het ministerie van Handel een aanvraag indienen voor aanvulling van de inheemse materialen die worden gebruikt bij de vervaardiging van exportgoederen.

3. Duty nadeel:

Voor het claimen van deze incentive, is het belangrijkste document de door de douane bevestigde kopie van de verzendkosten. Dit moet vergezeld zijn van andere documenten, zoals een betalingsopdracht voor terugbetaling, een definitieve handelsfactuur en een kopie van de vrachtbrief of luchtvrachtbrief, naargelang het geval.

4. REP-licentie en CCS:

Voor het claimen van REP-licentie en contante compenserende ondersteuning (CCS) is de exporteur verplicht om een ​​aantal documenten voor te bereiden en te archiveren.

De belangrijkste documenten in dit verband zijn:

(i) Toepassing in de voorgeschreven vorm

(ii) Bevestigingsbewijs

(iii) Bank challan uitgegeven door de schatkist voor de betaalde aanbetaling.

(iv) Voorschot voor bedrag voor contante betaling

(v) Een naar behoren gecertificeerd exemplaar van de vrachtbrief.

(vi) Niet-verhandelbare kopie van vrachtbrief / luchtvrachtbrief.

Documenten vereist door importerende landen:

In het geval van exportactiviteiten hebben de importlanden bepaalde documenten nodig vanwege de juridische noodzaak. Deze documenten worden door de exporteur verkregen en naar de importeur gestuurd.

Enkele van de bekende documenten zijn als volgt:

1. Consulaire factuur:

Het wordt meestal op het gespecificeerde formulier afgegeven door het consulaat van het land van invoer in het land van uitvoer. Het geeft een verklaring over de werkelijke waarde van verzonden goederen. De douaneautoriteiten van het importerende bedrijf belasten valorem op basis van de waarde die op consulaire factuur wordt vermeld.

2. Certificaat van oorsprong:

Dit certificaat wordt afgegeven door onafhankelijke instanties zoals de kamer van koophandel of de raad voor exportpromotie in het land van uitvoer. Dit is een certificaat dat de goederen die worden geëxporteerd, daadwerkelijk in dat land zijn geproduceerd.

3. SAP-certificaat van oorsprong:

Goederen die in aanmerking komen voor preferentiële invoerrechten in landen die het stelsel van algemene preferenties (SAP) toepassen, moeten vergezeld zijn van het SAP-certificaat van oorsprong. Dit certificaat wordt vermeld op de door de invoerende landen voorgeschreven formulieren.

4. Douanefacturen:

Het wordt ook opgemaakt op een door de douaneautoriteit van het land van invoer voorgeschreven vorm. De gegevens op het document zullen de douaneautoriteit van het land van invoer in staat stellen invoerrechten te heffen en aan te rekenen.

5. Gecertificeerde factuur:

Dit is de zelfgecertificeerde factuur van de exporteur over de herkomst van de goederen.