Hoe om communicatiebarrières in uw organisatie te overwinnen? - Beantwoord!

Het is erg belangrijk voor het management om belemmeringen voor effectieve communicatie voor operationele optimalisatie te herkennen en weg te nemen. Dit omvat het diagnosticeren en analyseren van situaties, het ontwerpen van de juiste berichten, het selecteren van geschikte kanalen voor het communiceren van deze berichten, het assisteren van ontvangers van berichten bij het correct decoderen en interpreteren van de berichten en het zorgen voor een efficiënt en effectief feedbacksysteem.

Afbeelding Courtesy: routeslanguageblog.files.wordpress.com/2013/02/mt-mr099.jpg

Enkele van de stappen die in dit verband kunnen worden gezet zijn:

1. Feedback en opwaartse communicatie:

Feedback helpt misverstanden te verminderen. De informatie wordt nauwkeuriger overgedragen wanneer de ontvanger in de gelegenheid wordt gesteld om om opheldering en antwoorden op vragen over het bericht te vragen. Tweewegcommunicatie, hoewel meer tijdrovend, vermijdt wantrouwen en leidt tot vertrouwen en openheid, die zorgt voor een gezonde relatie tussen de zender en de ontvanger en bijdraagt ​​aan een effectieve communicatie. Opwaartse communicatie wordt versterkt door een open deurbeleid te voeren en werknemers de mogelijkheid te bieden om suggesties te doen die door het management serieus moeten worden genomen door ze te erkennen en passende maatregelen te nemen.

2. Verbeter luistervaardigheden:

Volgens Stuart Chase is 'luisteren de andere helft van praten' en is het een heel belangrijk onderdeel van het communicatieproces. Luisteren is een actief mentaal proces en gaat verder dan alleen horen. Goede luistergewoonten leiden tot een beter begrip en een goede relatie met elkaar. Luisteren is een erkenning dat de ontvanger verantwoordelijk is in het communicatieproces. Enkele richtlijnen voor effectief luisteren zijn:

a) Luisteren vereist volledige aandacht voor de spreker. Laat je gedachten niet dwalen of houd je bezig met iets anders, anders zou je de betekenis van de boodschap in zijn geheel niet kunnen bevatten.

b) De taal die wordt gebruikt voor de stem en emoties moet de juiste aandacht krijgen. Luister naar gevoelens in de inhoud van het bericht en reageer positief op deze gevoelens.

c) Stel vragen om punten die u niet goed begrijpt op te helderen en reflecteer de spreker op uw begrip van wat er is gezegd.

d) Zorg ervoor dat er geen externe onderbrekingen en interferentie zijn tijdens het gesprek.

e) Beoordeel het belang van het bericht niet vanwege uw eerdere transacties en ervaringen met de afzender of vanwege uw percepties over hem, positief of negatief.

f) Begin niet met conclusies voordat het bericht is afgelopen en duidelijk wordt begrepen.

g) Vat samen en wijs het bericht opnieuw aan nadat het voorbij is om dubbel te zorgen voor de inhoud en de bedoeling van het bericht.

3) Ontwikkel schrijfvaardigheden:

Duidelijk geschreven berichten kunnen semantische en perceptiebarrières helpen voorkomen. Een goed geschreven communicatie elimineert de mogelijkheid van misverstanden en verkeerde interpretaties. Bij het schrijven van berichten zou het verstandig zijn om het KISS-principe over te nemen, wat betekent "Keep It Short and Simple", waarmee de betekenis zo duidelijk mogelijk wordt gemaakt, zodat deze het gewenste doel bereikt. Enkele nuttige hints in schriftelijke communicatie worden voorgesteld door Robert Degise als volgt:

a) Houd woorden simpel:

Dit zal uw gedachten reduceren tot essentiële zaken en de boodschap zal gemakkelijker te begrijpen zijn voor de ontvanger. Het bericht zal verloren gaan als de woorden ingewikkeld zijn en geen eenduidige betekenis geven.

b) Laat je niet verzanden door regels van compositie:

Hoewel de grammaticaregels en -samenstelling gerespecteerd moeten worden, mogen ze geen prioriteit krijgen boven het uiteindelijke doel van de communicatie.

c) Schrijf kernachtig. Gebruik zo min mogelijk woorden:

Wees niet kort ten koste van de volledigheid, maar vertel je gedachten, meningen en ideeën in zo min mogelijk woorden.

d) Wees specifiek:

Vaagheid vernietigt nauwkeurigheid die leidt tot een verkeerd begrip van de betekenis van de bedoeling van de boodschap. Wees daarom specifiek en to the point.

4) Vermijd lacunes in geloofwaardigheid:

Communicatie is een continu proces en het doel van communicatie is volledig en nauwkeurig begrip van de boodschap en het creëren van vertrouwen tussen alle leden van de organisatie. Daarom moet het management oprecht zijn en het vertrouwen verdienen van de ondergeschikten. Het management moet niet alleen gevoelig zijn voor de behoeften en gevoelens van werknemers, maar ook zijn beloften moeten worden ondersteund door acties.

Het woord van management zou zo goed moeten zijn als een band. Alleen dan zou een sfeer van congenialiteit ontstaan, die het communicatieproces zou verbeteren. Volgens studies uitgevoerd door J. Luft, zorgt openheid en een sfeer van vertrouwen voor gezonde relaties en sluit het de geloofwaardigheidskloven, en draagt ​​zo bij aan de effectiviteit en verbetering van de communicatie.