Hoe organiseer je je organisatie effectief? (5 stappen)

De organiserende functie is uitermate belangrijk, omdat de doelen van de organisatie en de plannen eenmaal zijn vastgesteld; het is het primaire mechanisme waarmee managers dergelijke plannen activeren.

Met dank aan: fasttrakauto.com/blog/wp-content/uploads/2013/02/Members.jpg

'Organiseren' is de functie van het verzamelen van bronnen, het instellen van ordelijke gebruiken voor dergelijke bronnen en het structureren van taken om organisatorische plannen te realiseren. Het omvat de bepaling van welke taken moeten worden uitgevoerd, hoe de taken moeten worden gegroepeerd, wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van deze taken en wie beslissingen over deze taken zal nemen.

Het organisatieproces bestaat uit de volgende vijf stappen.

1. Herziening van plannen en doelstellingen:

De eerste stap voor het management is om na te denken over de organisatiedoelen en doelstellingen en de plannen om deze te bereiken, zodat de juiste activiteiten kunnen worden bepaald. Als bijvoorbeeld een eersteklas restaurant wordt geopend in een elitair gebied, moet het management doelstellingen vaststellen en deze doelstellingen beoordelen, zodat deze consistent zijn met de locatie van het restaurant en het type klanten dat bediend moet worden.

2. Bepaling van activiteiten:

In de tweede stap bereiden en analyseren managers de activiteiten die nodig zijn om de doelstellingen te bereiken. Naast algemene activiteiten zoals werving, training, het bijhouden van gegevens en dergelijke, zijn er specifieke activiteiten die uniek zijn voor het type bedrijf waarin een organisatie zich bevindt. Bijvoorbeeld in het geval van het restaurant, de twee belangrijkste activiteiten of taken zijn het koken van voedsel en het bedienen van klanten.

3. Classificerings- en groeperingsactiviteiten:

Nadat de taken zijn vastgesteld, moeten deze taken worden ingedeeld in beheersbare werkeenheden. Dit gebeurt meestal op basis van gelijksoortigheid van activiteiten. In een productie-organisatie kunnen de activiteiten bijvoorbeeld worden ingedeeld in productie, marketing, financiën, onderzoek en ontwikkeling enzovoort.

Deze belangrijke takencategorieën kunnen worden onderverdeeld in kleinere eenheden om de bediening en supervisie te vergemakkelijken. Op het gebied van het bedienen van klanten in het restaurant kunnen er bijvoorbeeld verschillende personen zijn voor het nemen van cocktailbestellingen, voor voedselbestellingen en voor het opruimen van de tafels. Voor het koken van voedsel, kan er door verschillende koks voor verschillende soorten voedsel.

4. Werk en middelen toewijzen:

Deze stap is van cruciaal belang voor het organiseren omdat de juiste persoon moet worden gekoppeld aan de juiste taak en de persoon moet worden voorzien van de middelen om de toegewezen taken uit te voeren. Het management van het restaurant moet bepalen wie de bestellingen zal opvolgen en wie de tabellen zal plaatsen en opruimen en wat de relatie tussen deze personen zal zijn. Het management moet er ook voor zorgen dat er voldoende middelen voor voedsel, keukengerei en bestek beschikbaar zijn, indien nodig.

5. Evaluatie van de resultaten:

In deze laatste stap zou feedback over de uitkomsten bepalen hoe goed de geïmplementeerde organisatiestrategie werkt. Deze feedback zou ook bepalen of eventuele wijzigingen noodzakelijk of wenselijk zijn in de organisatie-opzet. Bijvoorbeeld, in het geval van het restaurant, zouden klachten en suggesties van klanten de manager helpen bij het maken van eventuele noodzakelijke veranderingen in de voorbereiding van voedsel, interne inrichting van het restaurant of efficiëntie in dienst.