Formele communicatie: betekenis, kenmerken, voordelen, beperkingen en typen

Formele communicatie verwijst officieel naar uitwisseling van informatie. De stroom van communicatie wordt gecontroleerd en is een opzettelijke inspanning. Dit maakt het mogelijk dat de informatie op de gewenste plaats komt, zonder enige hinder, tegen een lage kost en op een juiste manier. Dit staat ook bekend als 'Through Proper Channel Communication'.

Kenmerken

Hierna volgen de belangrijkste kenmerken van de formele communicatie:

(1) Schriftelijk en mondeling:

Formele communicatie kan zowel schriftelijk als mondeling zijn. Dagelijkse werken worden afgehandeld via mondelinge communicatie, terwijl de beleidsaangelegenheden schriftelijke communicatie vereisen.

Afbeelding met dank aan: iisd.ca/biodiv/cop5/pix/6education.jpg

(2) Formele relaties:

Deze communicatie wordt aangenomen onder die werknemers waar formele relaties zijn vastgesteld door de organisatie. De afzender en de ontvanger hebben een soort van organisatorische relaties.

(3) Voorgeschreven pad:

De communicatie moet een duidelijk kanaal passeren tijdens het verplaatsen van de ene persoon naar de andere. Om bijvoorbeeld de gevoelens van een werknemer over te brengen aan de manager, moet de hulp van de voorman worden gezocht.

(4) Organisatiebericht:

Dit kanaal heeft alleen betrekking op de geautoriseerde organisatorische berichten en de persoonlijke berichten vallen buiten het rechtsgebied.

(5) Opzettelijke inspanning:

Dit communicatiekanaal wordt niet automatisch vastgesteld, maar er moet moeite worden gedaan om het te creëren. Er wordt besloten de doelstellingen van de organisatie in het oog te houden.

voordelen

De formele communicatie heeft de volgende voordelen:

(1) Onderhoud van de autoriteit van de officieren:

Formele communicatie onderhoudt constante relaties tussen de superieuren en de ondergeschikten als gevolg waarvan de waardigheid van de leidinggevende superieuren wordt gehandhaafd. Daarom is het handig om de ondergeschikten te controleren en hun verantwoordelijkheid te nemen die absoluut noodzakelijk is voor effectieve en succesvolle controle.

(2) Duidelijke en effectieve communicatie:

In formele communicatie is er een direct contact tussen de managers en de ondergeschikten. Beiden begrijpen de mogelijkheden, gewoonten, gevoelens, enz. Van elkaar. Managers weten wanneer en onder welke voorwaarden hun ondergeschikten informatie nodig hebben. Op deze manier is deze communicatie in staat om tijdige informatie beschikbaar te stellen. Daarom is het duidelijk en effectief.

(3) Ordelijke informatiestroom:

De informatie moet een duidelijke route van de ene persoon naar de andere doorlopen. Vandaar dat de informatiestroom systematisch is.

(4) Gemakkelijke kennis van de bron van informatie:

In dit type communicatie kan de bron van elke informatie gemakkelijk worden gevonden.

beperkingen

Hieronder volgen de nadelen of beperkingen van de formele communicatie:

(1) Overbelasting van werk:

In een moderne bedrijfsorganisatie moet veel informatie, veel berichten en andere dingen worden gecommuniceerd. Onder formele communicatie worden ze door een bepaald kanaal gerouteerd en dit verbruikt veel van de tijd van de meerderen en dus blijven sommige andere belangrijke werken onbeheerd achter.

(2) Vervorming van informatie:

Deze methode kan een belemmering vormen voor de informatiestroom. Soms is de afstand tussen de zender en de ontvanger zo groot dat de informatie door veel handen moet gaan en tegen de tijd dat hij de ontvanger bereikt, is deze vervormd. Het slaagt er dus niet in zijn doel te dienen.

(3) Onverschillige functionarissen:

De officieren letten niet veel op de suggesties en klachten van de ondergeschikten. In zo'n geval kan een ondergeschikte zijn vertrouwen in de effectiviteit van communicatie verliezen.

Soorten formele communicatie

Formele communicatie kent twee soorten:

(1) Verticale communicatie:

(i) Neerwaartse communicatie

(ii) opwaartse communicatie

(2) Horizontale communicatie. Al deze soorten zijn verduidelijkt in het volgende diagram:

(Neerwaartse communicatie) (horizontale communicatie) (opwaartse communicatie)

(1) Verticale communicatie

Verticale communicatie bestaat uit de volgende twee typen:

(i) Neerwaartse communicatie:

De communicatie door de tophiërarchie met hun ondergeschikten wordt neerwaartse communicatie genoemd. Deze communicatie omvat orders, regels, informatie, beleid, instructies, enz. Het belangrijkste voordeel van de neerwaartse communicatie is dat de ondergeschikten nuttige informatie krijgen die hen helpt bij hun werkprestaties,

(ii) opwaartse communicatie:

Dit is nogal het omgekeerde van de neerwaartse communicatie. Dit stroomt van de ondergeschikten naar de meerderen. Het onderwerp van deze mededeling omvat suggesties, reacties, rapporten, klachten, enz. Dit soort communicatie helpt de meerderen bij het nemen van beslissingen.

(2) Horizontale communicatie

Horizontale communicatie vindt plaats wanneer twee personen van hetzelfde niveau informatie uitwisselen. Horizontale communicatie wordt door dezelfde officieren gebruikt om problemen van vergelijkbare aard en winst op te lossen door de ervaring van andere mensen. Het onderwerp van horizontale communicatie omvat informatie, verzoeken, suggesties, wederzijdse problemen en coördinatiegerelateerde informatie.

Formeel communicatienetwerk

De manier waarop formele communicatie wordt gedaan, staat bekend als formeel communicatienetwerk. Formele communicatie kan op verschillende manieren worden gedaan - het kan verticale communicatie of horizontale communicatie zijn. De verschillende vormen van formeel communicatienetwerk zijn weergegeven in het volgende diagram:

(1) Kettingcommunicatie:

Ketencommunicatie verwijst naar de communicatie tussen een meerdere en een ondergeschikte. Alle mensen in een organisatie van boven naar beneden zijn verbonden met behulp van een scalaire ketting zoals weergegeven in diagram (1). A staat op de hoogste rang, B is een ondergeschikte van A, C is de ondergeschikte van B, D is de ondergeschikte van C en E is de ondergeschikte van D.

(2) Wielcommunicatie:

In deze vorm van communicatie praten alle ondergeschikten van een meerdere met elkaar via zijn medium. De overste werkt als een hub van een wiel. In het diagram (2) is A de superieur en B, C, D en E de ondergeschikten. Alle vier de ondergeschikten communiceren via het medium van A.

(3) Circulaire communicatie:

Deze communicatie vindt plaats onder de leden van een groep. Elk lid van een groep kan communiceren met de dichtstbijzijnde twee leden. In het diagram (3) kan A communiceren met B en E. Op dezelfde manier kan B communicatie hebben met A en C. Hetzelfde geldt voor alle leden van de groep. In dit geval gaat de communicatie langzaam.

(4) Vrijstroomcommunicatie:

Deze vorm van communicatie speelt zich ook af tussen de verschillende leden van de groep. Het speciale kenmerk is dat elk lid van de groep met alle andere mensen in de groep kan praten.

Dit is verduidelijkt in diagram (4). A kan rechtstreeks praten met B, C, D, E. Op dezelfde manier kan B rechtstreeks met A, C, D en E spreken. Hetzelfde geldt voor alle leden van de groep. In dit geval beweegt de communicatie zich in een snel tempo.

(5) Omgekeerde "V" -mededeling:

In deze vorm van communicatie mag een ondergeschikte communiceren met de baas van zijn baas. In deze vorm van communicatie bewegen de berichten met een hoge snelheid, fn het diagram (5), C en D zijn de ondergeschikte van B die op zijn beurt een ondergeschikte is van A. Hier kunnen C en D rechtstreeks met A praten die gebeurt de baas zijn van B.