Feedback: betekenis, belang, proces en soorten
Lees dit artikel voor meer informatie over feedback. Na het lezen van dit artikel zult u meer te weten komen over: 1. Betekenis van feedback 2. Belang van feedback 3. Feedbackproces 4. Typen feedback 5. Vereisten voor effectieve feedback.
Betekenis van feedback:
In het geval van interpersoonlijke communicatie is alleen het verzenden van een bericht door de zender naar de ontvanger niet voldoende.
Hij / zij moet graag de reactie weten of informatie over de terugkeer krijgen.
Het bericht dat de ontvanger terugstuurt naar de bron wordt feedback genoemd. Het is het antwoord van de ontvanger.
Belang van feedback:
Feedback is essentieel in de communicatie.
Communicatie is eigenlijk een tweerichtingsproces:
(i) Het bericht verzenden, en
(ii) Ontvangst van het antwoord of feedback.
De afzender is geïnteresseerd in de reactie van de ontvanger. Hij / zij is ook bereid om te weten of de ontvanger de boodschap heeft begrepen in dezelfde zin als bedoeld. Als er een vervaldatum is, is verdere onderhandeling of communicatie noodzakelijk.
Aan de andere kant heeft de ontvanger mogelijk de bedoeling en intentie van de boodschap begrepen, maar vanwege een of andere barrière, bijvoorbeeld taalbarrière, kon hij / zij zijn / haar reacties niet goed overbrengen. In een dergelijk geval moet ook het werkelijke beeld aan het licht worden gebracht door de barrières te verwijderen.
Bij face-to-face communicatie is feedback geen probleem, omdat zowel de spreker als de luisteraar aanwezig zijn en de boodschap direct kunnen vragen en verduidelijken als er sprake is van dubbelzinnigheid. Men kan de ander vragen om te herhalen wat er is gemist. Ze kunnen ook de gebaren en gezichtsuitdrukking in mondelinge communicatie observeren. Maar in het geval van schriftelijke communicatie is de feedback niet onmiddellijk. Het kost wat tijd.
Wat ook de modus of het kanaal is (dwz verbaal, non-verbaal of geschreven), feedback is erg belangrijk. Het is de sleutel die het succes van communicatie ontsluit. Het doel van communicatie is onverminderd van kracht, tenzij het communicatieproces compleet is met feedback. Het is een onlosmakelijk onderdeel van succesvolle communicatie.
Feedback proces:
Het proces of de techniek van feedback moet de volgende stappen omvatten:
1. Luisteren en begrijpen van het bericht op de juiste manier.
2. Vragen stellen als het bericht niet goed wordt begrepen en verduidelijkt.
3. Het bericht begrijpen zoals het oorspronkelijk bedoeld was.
4. De reactie overbrengen op de afzender van het bericht.
Soorten feedback:
Feedback kan positief of negatief zijn. Positieve feedback is het soort feedback dat min of meer acceptabel of bevredigend is voor de afzender. Dit betekent dat de ontvanger van het bericht heeft gereageerd op de door de afzender beoogde manier en de beoogde actie heeft ondernomen. Het betekent dat alles op de goede weg is en dat er geen corrigerende maatregel met betrekking tot communicatie nodig is.
Aan de andere kant, als de ontvanger niet begrijpt wat de zender wil overbrengen, moet de feedback slecht zijn en is verdere communicatie noodzakelijk om het misverstand weg te nemen. Negatieve feedback suggereert dus dat de communicatie niet effectief is geweest en dat enige correctie, aanpassing of herevaluatie vereist is in het proces.
Vereisten voor effectieve feedback:
Effectieve feedback moet zijn:
1. duidelijk,
2. Goed getimed,
3. Specifiek,
4. Lopende juiste houding,
5. echt vertegenwoordiger,
6. Onpersoonlijk, en
7. Informatief.
Deze punten worden in het kort besproken in de volgende paragrafen:
1. duidelijk:
Effectieve feedback is mogelijk als de ontvanger het bericht begrijpt dat hem / haar correct is verstrekt.
Het moet in twee opzichten duidelijk zijn:
(i) De afzender van het bericht kan begrijpen dat de feedback betrekking heeft op het verzonden bericht; en
(ii) De betekenis van de feedback moet duidelijk zijn.
De afzender van de feedback moet ervoor zorgen en zorgen voor een goed begrip van de feedback van de ontvanger. Gebruik van eenvoudige taal voor communicatie is zeer noodzakelijk.
2. Goed getimed:
Feedback is mogelijk niet onmiddellijk. Het kan enige tijd duren om feedback te krijgen. Maar veel vertraagde feedback is misschien niet de moeite waard of zelfs helemaal geen nut. Het moet binnen een redelijke tijd worden gemaakt.
3. Specifiek:
In het algemeen moet feedback, om effectief te zijn, specifiek of specifiek zijn. Een gegeneraliseerd antwoord of een dubbelzinnig antwoord heeft weinig waarde. Voor een specifieke vraag moet een specifiek antwoord worden gegeven. Soms is algemene feedback van een groot deel van de mensen nodig als feedback. In dat geval moet de communicatie zodanig worden vormgegeven dat de mensen worden aangemoedigd om hun algemene indruk te geven.
4. Lopende juiste houding:
De 'ik'-houding moet worden vervangen door' wij 'of' jij'-houding om de medewerking te krijgen van de persoon met wie de communicatie plaatsvindt. Als de afzender denkt dat hij / zij in alle opzichten superieur is ten opzichte van de ontvanger, wordt dit weerspiegeld in de melding en zal de ontvanger zich schamen bij het geven van feedback. Daarom moet een dergelijke houding worden vermeden.
De ontvanger moet ook de foutopsporingshouding met de afzender vermijden. Als veel van de tijd wordt besteed aan het vinden van fouten in het onderwerp, de presentatievaardigheid en soortgelijke zaken die verband houden met het bericht, zal het feedbackproces zeker lijden. Daarom moeten zowel de ondermijnende houding van de zender als de foutopsporingshouding van de ontvanger worden vermeden om de feedback effectief te maken.
5. Echt vertegenwoordiger:
Feedback kan positief of negatief zijn. Men moet niet aarzelen om negatieve feedback over te brengen. Werkelijke, oprechte en eerlijke reactie moet worden meegedeeld. We moeten niet aarzelen om onze onenigheid over te brengen. We moeten ook duidelijk aangeven of we de boodschap niet begrijpen.
6. onpersoonlijk:
Feedback, om effectief te zijn, moet vrij zijn van persoonlijke reacties. Laten we veronderstellen dat meneer X depressief is vanwege een aantal persoonlijke problemen in zijn leven. Deze gemoedstoestand mag niet worden weerspiegeld in het feedbackproces van het officiële werk of zakelijke communicatie. Evenzo mag elke persoonlijke rivaliteit of conflict geen invloed hebben op officiële feedback.
7. Informatief:
De afzender van een bericht verwacht van de ontvanger enige informatie in de vorm van feedback die de afzender nog niet kent. Daarom moet feedback, om effectief te zijn, informatief zijn.
