Departmentalisatie: Betekenis, Noodzaak en Types

Lees dit artikel voor meer informatie over de afdelingalisatie. Na het lezen van dit artikel zul je meer te weten komen over: 1. Betekenis van Departmentalisatie 2. Noodzaak en belang van Afdeling 3. Typen 4. Te overwegen factoren.

Betekenis van Departmentalisatie:

'Afdeling' of 'departementalisatie' is het proces waarbij de activiteiten van een onderneming worden gegroepeerd in verschillende eenheden voor administratie op alle niveaus.

De aldus gecreëerde administratieve eenheden kunnen worden aangewezen als afdelingen, afdelingen, eenheden, afdelingen, secties, enz.

Het organiseringsproces bestaat uit het delen en groeperen van de werken die in een onderneming moeten worden gedaan en het toewijzen van verschillende taken en verantwoordelijkheden aan verschillende mensen.

Het opdelen van het werk betekent natuurlijk de identificatie van individuele activiteiten die moeten worden ondernomen om de organisatiedoelstellingen te bereiken. Maar zodra de verschillende activiteiten zijn geïdentificeerd, is het noodzakelijk om ze op een logische basis bij elkaar te groeperen, zodat een team kan worden georganiseerd.

Afdeling kan zorgen voor een noodzakelijke mate van specialisatie van uitvoerende activiteiten voor efficiënte prestaties. Het kan de taken van het management binnen een werkbare periode vereenvoudigen. Het biedt ook een basis waarop de topmanagers de activiteiten van de afdelingseenheden kunnen coördineren en controleren.

Noodzaak en belang van de afdeling:

De basisbehoefte aan afdelingen is om de omvang van elke afdelingseenheid beheersbaar te maken en de voordelen van specialisatie te waarborgen. Het groeperen van activiteiten en, bijgevolg, van personeel, in afdelingen maakt het mogelijk om een ​​onderneming in enige mate uit te breiden.

Afdeling is noodzakelijk vanwege de volgende redenen:

1. Voordelen van Specialisatie:

Afdeling stelt een onderneming in staat gebruik te maken van de voordelen van specialisatie. Wanneer elke afdeling voor één belangrijke functie zorgt, wordt de onderneming ontwikkeld en wordt de efficiëntie van de activiteiten verhoogd.

2. Gevoel van autonomie:

Normaal gesproken worden in de onderneming afdelingen gecreëerd met een zekere mate van autonomie en vrijheid. De manager die de leiding heeft over een afdeling kan onafhankelijke beslissingen nemen binnen het algemene kader van de organisatie. Het gevoel van autonomie zorgt voor arbeidsvreugde en motivatie die leiden tot een hogere efficiëntie van operaties.

3. Uitbreiding:

Eén manager kan slechts een paar ondergeschikten superviseren en leiden. Groepering van activiteiten en personeel in afdelingen maakt het voor de onderneming mogelijk om uit te breiden en te groeien.

4. Bevestiging van verantwoordelijkheid:

Afdeling stelt elke persoon in staat om de specifieke rol te kennen die hij in de totale organisatie moet spelen. De verantwoordelijkheid voor resultaten kan duidelijker, nauwkeuriger en nauwkeuriger worden gedefinieerd en een persoon kan verantwoordelijk worden gehouden voor de uitvoering van zijn verantwoordelijkheid.

5. Verhoging van managementvaardigheden:

Afdeling helpt bij de ontwikkeling van managementvaardigheden. Ontwikkeling is mogelijk vanwege twee factoren. Ten eerste richten de managers hun aandacht op een aantal specifieke problemen die hen effectieve training op de werkplek bieden. Ten tweede kan managementbehoefte aan bijscholing eenvoudig worden geïdentificeerd omdat de rol van de managers wordt voorgeschreven en opleiding hen de mogelijkheid biedt om beter te werken op hun specialisatiegebied.

6. Faciliteit in beoordeling:

Beoordeling van managementprestaties wordt eenvoudiger wanneer specifieke taken worden toegewezen aan afdelingspersoneel. Managementprestaties kunnen worden gemeten wanneer de activiteitengebieden worden gespecificeerd en de prestatienormen worden vastgesteld. Afdeling biedt hulp op beide gebieden.

Wanneer een bredere functie wordt onderverdeeld in kleine segmenten en een bepaald segment wordt toegewezen aan elke manager, is het te taxeren gebied duidelijk bekend; en de factoren die van invloed zijn op de uitvoering kunnen gemakkelijker worden aangegeven. Evenzo kunnen de prestatienormen eenvoudig worden opgelost omdat de factoren die van invloed zijn op de werkprestaties duidelijk kenbaar zijn. Prestatiebeoordeling wordt dus effectiever.

7. Administratieve controle:

Afdeling is een manier om de grote en complexe organisatie te verdelen in kleine administratieve eenheden. Het groeperen van activiteiten en personeel in beheersbare eenheden vergemakkelijkt de administratieve controle. De prestatienormen voor elke afdeling kunnen nauwkeurig worden bepaald.

Soorten afdelingen:

Er zijn verschillende bases van afdelingen. De meest gebruikte basen zijn -functie, product, territorium, proces, klant, tijd enz.

Deze worden hieronder uitgelegd:

(A) Afdeling op basis van functies:

De onderneming kan worden opgedeeld in afdelingen op basis van functies zoals productie, inkoop, verkoop, financiering, personeel enz. Dit is de meest populaire basis van de afdeling. Indien nodig kan een hoofdfunctie worden onderverdeeld in subfuncties. De activiteiten in de productieafdeling kunnen bijvoorbeeld worden ingedeeld in kwaliteitscontrole, verwerking van materialen en reparaties en onderhoud.

Het organisatieschema op basis van functionele afdelingen wordt getoond in Fig. 4.10:

voordelen:

De voordelen van functionele afdelingen omvatten het volgende:

(a) Het is de meest logische en natuurlijke vorm van afdelingen.

(b) Het zorgt voor de uitvoering van alle activiteiten die nodig zijn om de organisatiedoelstellingen te bereiken.

(c) Het biedt beroepsspecialisatie die optimaal gebruik maakt van menskracht.

(d) Het vergemakkelijkt delegatie van autoriteit.

(e) Het stelt de topmanagers in staat om effectieve controle over een beperkt aantal functies uit te oefenen.

(f) Het elimineert duplicatie van activiteiten.

(g) Het vereenvoudigt de opleiding omdat de managers slechts experts in een klein aantal vaardigheden zijn.

nadelen:

Er zijn enkele problemen verbonden aan functionele afdelingen. Deze worden hieronder genoemd:

(a) Er kunnen conflicten zijn tussen afdelingen.

(b) De ruimte voor managementontwikkeling is beperkt. Functionele managers krijgen geen training voor topmanagementfuncties. De verantwoordelijkheid voor resultaten kan niet worden vastgesteld op een functioneel hoofd.

(c) Er is te veel nadruk op specialisatie.

(d) Er kunnen moeilijkheden zijn bij het coördineren van de activiteiten van verschillende afdelingen.

(e) Er kan sprake zijn van inflexibiliteit en complexiteit van operaties.

(B) Afdeling op producten:

In productafdeling is elk belangrijk product georganiseerd als een afzonderlijke afdeling. Elke afdeling zorgt voor de productie, verkoop en financiering van één product. Productafdeling is nuttig wanneer de eigenschappen van uitbreiding, diversificatie, productie en marketing van elk product in de eerste plaats belangrijk zijn.

Het wordt over het algemeen gebruikt wanneer de productielijn complex en divers is en gespecialiseerde kennis vereist is en er enorm kapitaal nodig is voor installaties, apparatuur en andere faciliteiten zoals in de auto- en elektronische industrie.

Veel grote bedrijven diversifiëren op verschillende gebieden en zij geven de voorkeur aan productafdeling. Een groot bedrijf met een gevarieerde productlijn kan bijvoorbeeld drie productdivisies hebben, één voor plastic, chemicaliën en metalen. Elke divisie kan worden onderverdeeld in productie-, verkoop-, financierings- en personeelactiviteiten.

voordelen:

Productafdeling biedt verschillende voordelen die als volgt kunnen worden vermeld:

(a) Productafdeling richt individuele aandacht op elke productlijn die de uitbreiding en diversificatie van de producten mogelijk maakt.

(b) Het zorgt voor volledig gebruik van gespecialiseerde productiefaciliteiten. Persoonlijke vaardigheden en gespecialiseerde kennis van de productiemanagers kunnen volledig worden benut.

(c) De productiemanagers kunnen verantwoordelijk worden gehouden voor de winstgevendheid van elk product. Elke productdivisie is semi-autonoom en bevat verschillende functies. Productafdeling biedt dus een uitstekende trainingsfaciliteit voor de topmanagers.

(d) De prestaties van elke productdivisie en de bijdrage aan de totale resultaten kunnen eenvoudig worden geëvalueerd.

(e) Het is flexibeler en aanpasbaar om te veranderen.

nadelen:

Productafdeling presenteert een aantal problemen als volgt:

(a) Het creëert het probleem van effectieve controle over de productdivisies door de topmanagers.

(b) Elke productiemanager verklaart zijn autonomie zonder rekening te houden met de belangen van de organisatie.

(c) De voordelen van centralisatie van bepaalde activiteiten zoals financiering en boekhouding zijn niet beschikbaar.

(d) Er is sprake van duplicatie van fysieke voorzieningen en functies. Elke productdivisie onderhoudt zijn eigen gespecialiseerde personeel waardoor de bedrijfskosten hoog kunnen zijn.

(e) Er kan sprake zijn van onderbenutting van de capaciteit van installaties wanneer de vraag naar een bepaald product niet adequaat is.

(C) Afdeling per gebied:

Territoriale of geografische afdelingen zijn met name handig voor grootschalige bedrijven waarvan de activiteiten wijdverspreid zijn. Banken, verzekeringsmaatschappijen, transportbedrijven, distributiebureaus, enz. Zijn enkele voorbeelden van dergelijke ondernemingen, waarbij alle activiteiten van een bepaald operatiegebied zijn gegroepeerd in zones, afdelingen, afdelingen enz.

Het is natuurlijk niet mogelijk voor één functionele manager om dergelijke breed verspreide activiteiten efficiënt te beheren. Dit maakt het noodzakelijk om regionale managers voor verschillende regio's aan te stellen.

Het organigram van territoriale afdeling kan de volgende vorm aannemen:

voordelen:

De territoriale afdeling biedt bepaalde faciliteiten in werking. Deze worden hieronder aangegeven:

(a) Elke regiomanager kan zich specialiseren in de bijzondere problemen van zijn regio.

(b) Het vergemakkelijkt de uitbreiding van het bedrijfsleven naar verschillende regio's.

(c) Het helpt bij het behalen van de voordelen van lokale operaties. De lokale managers zijn meer vertrouwd met de lokale gebruiken, voorkeuren, stijlen, mode, enz. De onderneming kan een grondige kennis verwerven van de omstandigheden op de lokale markten.

(d) Het resulteert in besparingen in vracht-, huur- en arbeidskosten. Het bespaart ook tijd.

(e) Er is een betere coördinatie van activiteiten in een plaats door het opzetten van regionale afdelingen.

(f) Het biedt voldoende autonomie aan elke regionale manager en de mogelijkheid om hem te trainen terwijl hij zorgt voor de volledige werking van een eenheid.

nadelen:

De territoriale afdeling heeft de volgende problemen:

(a) Er is het probleem van communicatie.

(b) Het vereist meer managers met algemene managementvaardigheden. Dergelijke managers zijn mogelijk niet altijd beschikbaar.

(c) Er kan een conflict zijn tussen de regionale managers.

(d) Coördinatie en controle van verschillende vestigingen van het hoofdkantoor worden minder effectief.

(e) Door duplicatie van fysieke faciliteiten zijn de operationele kosten meestal hoog.

(f) Er is een toename van personeel, boekhouding en andere diensten op regionaal niveau.

(D) Afdeling door klanten:

Bij een dergelijke wijze van afdelingen zijn de activiteiten gegroepeerd volgens het type klanten. Een grote stoffenwinkel kan bijvoorbeeld zijn onderverdeeld in groothandel, detailhandel en exportafdelingen. Dit type afdeling is handig voor bedrijven die een product of dienst verkopen aan een aantal duidelijk gedefinieerde klantgroepen. Een grote kant en klare kledingwinkel kan bijvoorbeeld een aparte afdeling hebben voor mannen, vrouwen en kinderen. Een bank heeft mogelijk aparte uitleenafdelingen voor groot- en kleinschalige zakenmensen.

Het organigram van klantgerichte afdelingen kan er als volgt uitzien:

voordelen:

De belangrijke voordelen van klantafdeling zijn de volgende:

(a) Speciale aandacht kan worden geschonken aan de specifieke smaak en voorkeuren van elk type klant.

(b) Aan verschillende soorten klanten kan worden voldaan, eenvoudig via gespecialiseerd personeel. De klanttevredenheid verhoogt de goodwill en verkoop van de onderneming.

(c) De voordelen van specialisatie kunnen worden behaald.

(d) De onderneming kan een grondige kennis verwerven van de behoeften van elke categorie klanten.

nadelen:

Deze wijze van afdoening kan bepaalde nadelen hebben, vooral wanneer deze zeer rigide wordt gevolgd. Deze zijn als volgt:

(a) Coördinatie tussen verkoop en andere functies wordt moeilijk omdat deze methode alleen in de marketingdivisie kan worden gevolgd.

(b) Op sommige afdelingen kan er sprake zijn van onderbenutting van voorzieningen en mankracht, met name in de periode van lage vraag.

(c) Het kan leiden tot duplicering van activiteiten en hoge overheadkosten,

(d) De managers van klantafdelingen kunnen druk uitoefenen op speciale voordelen en faciliteiten.

(E) Afdeling volgens proces of uitrusting:

In een dergelijk type of afdeling worden de activiteiten gegroepeerd op basis van betrokken productieprocessen of apparatuur. Dit wordt over het algemeen gebruikt in productie- en distributiebedrijven en op lagere organisatieniveaus. Een textielfabriek kan bijvoorbeeld worden georganiseerd in afdelingen voor egaliseren, spinnen, weven, verven en afwerken. Evenzo kan een drukpers zijn samengesteld, proeflezen, drukken en bindende afdelingen. Een dergelijke afdeling kan ook worden gebruikt in de engineering- en olie-industrie.

Het organigram van afdelingen per proces of apparatuur in de productieafdeling van een textielindustrie is weergegeven in figuur 4.14:

voordelen:

Het basisdoel van een dergelijke afdeling is het bereiken van efficiëntie en zuinigheid van operaties. De processen zijn zo ingesteld dat een reeks bewerkingen haalbaar is, waardoor operaties economischer worden. Efficiëntie kan worden bereikt als afdelingen worden gemaakt voor elk proces, omdat elk zijn eigenaardigheden heeft.

Het biedt de voordelen van specialisatie die vereist is op elk niveau van de totale processen. Het onderhoud van de fabriek kan op een betere manier worden gedaan en mankracht kan effectief worden gebruikt.

nadelen:

In dergelijke afdelingen kan het moeilijk zijn om de verschillende procesafdelingen te coördineren, omdat het werk van elk proces volledig afhankelijk is van het voorgaande proces. Er zijn dus kansen op conflicten tussen de managers die voor de verschillende processen zorgen. Het kan niet worden gebruikt waar de productieactiviteit geen afzonderlijke processen omvat.

(F) Afdeling op tijd en cijfers:

Onder deze wijze van afdelingen worden de activiteiten gegroepeerd op basis van het tijdstip van hun uitvoering. Een fabriek die 24 uur werkt, kan bijvoorbeeld drie afdelingen hebben voor drie diensten: één voor de ochtend, de tweede voor de dag en de derde voor de nacht.

In het geval van een afdeling op nummer, worden de activiteiten gegroepeerd op basis van hun prestaties door een bepaald aantal personen. In het leger bijvoorbeeld, zijn de soldaten gegroepeerd in squadrons, bedrijven, bataljons, regimenten en brigades op basis van het aantal dat voor elke eenheid is voorgeschreven.

Een dergelijk type afdeling is handig wanneer het werk repetitief is, mankracht een belangrijke factor is, de inspanningen van de groep belangrijker zijn dan de individuele inspanningen en de prestaties van de groep kunnen worden gemeten. Het wordt gebruikt op het laagste organisatieniveau.

Factoren die in de afdeling moeten worden beschouwd:

Een geschikte basis voor een afdeling is een faciliteit die de uitvoering van organisatorische functies efficiënt en effectief vergemakkelijkt, zodat de doelstellingen van de organisatie worden bereikt. Omdat elke basis geschikt is voor een bepaald type organisatie, wordt vaak een combinatie van verschillende basis gebruikt.

De bepaling van geschiktheid van afdelingsbasis moet dus worden bekeken in het licht van verschillende principes of factoren die van invloed zijn op het functioneren van een organisatie.

Deze factoren of principes worden hieronder beschreven:

1. Specialisatie:

De activiteiten van een organisatie moeten op zo'n manier worden gegroepeerd dat dit leidt tot specialisatie van werk. Specialisatie helpt om de efficiëntie te verbeteren en de bedrijfseconomie te garanderen. Het stelt het personeel in staat om experts te worden.

2. Coördinatie:

Heel verschillende activiteiten kunnen onder één leidinggevende worden gegroepeerd omdat ze gecoördineerd moeten worden. De basis van de afdeling moet er dus voor zorgen dat de verschillende activiteiten in één afdeling worden samengebracht.

3. Controle:

Afdeling moet zodanig zijn dat het de meting van de prestaties vergemakkelijkt en tijdig corrigerende maatregelen neemt. Het moet de managers in staat stellen de werknemers verantwoordelijk te houden voor de resultaten. Effectieve controle helpt om organisatiedoelen economisch en efficiënt te realiseren.

4. Goede aandacht:

Alle activiteiten die bijdragen aan het bereiken van ondergeschikte resultaten moeten voldoende aandacht krijgen. Dit zorgt ervoor dat alle noodzakelijke activiteiten worden uitgevoerd en er geen onnodige duplicatie van activiteiten plaatsvindt. Aan belangrijke gebieden moet speciale aandacht worden besteed.

5. Economie:

Het creëren van afdelingen brengt extra kosten met zich mee voor extra ruimte, uitrusting en personeel. Het patroon en het aantal afdelingen moeten dus zo worden bepaald dat een maximale mogelijke besparing wordt bereikt bij het gebruik van fysieke voorzieningen en personeel.

6. Lokale staat:

Bij het vormen van afdelingen moet voldoende aandacht worden besteed aan de lokale omstandigheden. Dit is belangrijker voor de organisatie die in verschillende geografische gebieden opereert. Afdeling moet worden aangepast aan de beschikbare middelen. Het moet gericht zijn op volledige benutting van middelen.

7. Menselijke overweging:

Afdeling moet ook rekening houden met het menselijke aspect in de organisatie. Dus, samen met de technische factoren die hierboven zijn besproken, moeten afdelingen worden gecreëerd op basis van de beschikbaarheid van personeel, hun houding, aspiratie- en waardensystemen, informele werkgroepen, culturele patronen, enz. Aandacht voor de menselijke factoren zal de afdeling effectiever maken en efficiënter.