Kostenbeheer: een complete gids voor kostenbeheer

Veel bedrijven waren niet voorbereid. Aangezien ondernemers budgetten voor de komende jaren voorspellen, moeten ze rekening houden met dergelijke stijgende kosten en zoeken naar manieren om 'de beheersbare kosten' van zakendoen te beheren. Door de juiste oplossingen aan uw klanten te bieden - als hun leverancier van kantoortechnologie - kunt u een belangrijke rol spelen bij het helpen van bedrijven bij het beheren van de kosten. Je versterkt ook de relaties en creëert verkoopkansen voor je dealerschap.

Het is belangrijk voor uw klanten om te erkennen dat een significante maar zelden gemeten kosten van een bedrijf die van kantoorproductiviteit is. Met effectieve praktijken voor kantoorkostenbeheer kunnen ze het risico van het weerstaan ​​van voortdurende en onvoorspelbare economische gevolgen van gebeurtenissen zoals natuurrampen in 2005 beter minimaliseren.

Nu ze manieren zien om geld te besparen, heeft u de mogelijkheid om uw klanten te laten begrijpen dat de hedendaagse kantoortechnologie gereedschappen biedt die beter aan de productiviteitsbehoeften voldoen. Door moderne kantoorapparatuur te moderniseren, multifunctionele apparaten te integreren in en aan te passen aan de workflow en hun mogelijkheden te maximaliseren, zullen uw klanten nieuwe niveaus van kostenbesparingen en productiviteit op de lange termijn bereiken.

Effectiviteit vergroten:

Het beheren van de beheersbare kosten begint met een werkstroomanalyse van kantoorproductiviteit en efficiëntie. Het begrijpen van technologiegebruik en gerelateerde kosten biedt een startpunt voor het beste gebruik van netwerktechnologie op kantoor. Het is gebruikelijk om bestaande kantoorapparaten uitsluitend op basis van 'geascendeerd' aan te vullen. Op een bepaald moment moet echter een analyse van de werkstroom door uw dealer worden uitgevoerd binnen het bedrijf van elke klant om de meest kosteneffectieve configuratie van kantoortechnologie in de toekomst te bepalen.

Weten uw klanten dat bedrijven de kosten met maar liefst 20 tot 30 procent hebben verlaagd door beter gebruik te maken van bestaande apparatuur en de invoering van nieuwere multifunctionele copier- en afdrukapparaten? Een besparing van 30 procent is significant als men bedenkt dat onderzoek aangeeft dat bedrijven ongeveer 10 procent van hun inkomsten besteden aan de productie, het beheer en de distributie van documenten. Het bepalen van de behoeften op het gebied van documentbeheer biedt meer mogelijkheden om elektronische documenten effectief te integreren in de algehele bedrijfswerkstroom in plaats van alleen de documenten af ​​te drukken als dure papieren afdruk.

Deze verborgen besparingen zijn aanzienlijk als sommige mensen duizenden pagina's per jaar afdrukken. Een documentworkflowanalyse is een waardevolle investering voor uw klant om potentiële besparingen te bepalen. Naast het vinden van manieren om de kosten in verband met het afdrukken van grote volumes papieren documenten aan te pakken, is er de factor van de kosten van de apparatuur zelf.

Zoals u weet, zijn de eenheidskosten van nieuwe multifunctionele kantoorapparaten de afgelopen jaren blijven dalen terwijl het aantal functies van de apparaten is blijven stijgen. Dat gezegd hebbende, moeten uw klanten begrijpen dat alleen upgraden naar nieuwe multifunctionele apparaten niet de complete oplossing is.

Multifunctionele apparaten bieden nu meer functies dan de gemiddelde gebruiker gebruikt of zelfs bestaat. Bijvoorbeeld, terwijl de netwerkconnectiviteit van de apparatuur van een kantoor mogelijk up-to-date is volgens de huidige normen, worden nieuwere functies zoals scannen onderbenut als aanzienlijke kostenbesparingen. Een professionele aanbeveling en training op maat, gebaseerd op unieke zakelijke behoeften, kan duizenden dollars besparen gedurende vele jaren.

Bedrijven zijn ook in staat om nieuwe niveaus van productiviteit te bereiken door middel van een goede opleiding van apparatuur. Als dealers weten we heel goed dat het kopiëren, scannen en delen van taken - lange processen waarvoor vroeger meerdere apparaten nodig waren - is teruggebracht tot enkele bewerkingen. Het onderbenutting van deze capaciteiten bij uw klanten is vaak een direct gevolg van een gebrek aan training en bewustzijn. Ze moeten weten hoe ze de capaciteiten van de multifunctionele apparaten in hun kantoren beter kunnen toepassen.

Arbeidskosten:

Arbeidskosten, zijnde een combinatie van administratieve kosten en toezicht, vormen een belangrijk onderdeel van het budget van elke recordafdeling. Arbeidskosten zijn afhankelijk van het activiteitsniveau, de terugvorderingsprocedure, het volume en de soorten benodigdheden en apparatuur die worden gebruikt. Volume- en activiteitenniveau krijgen factoren die niet kunnen worden gewijzigd, maar de recordsbeheerder heeft enige invloed op de ophaalprocedure. Ook supplies, zoals bestandsmappen en documentcontainers, worden geselecteerd door de recordsbeheerder, die moet bedenken dat verschillende soorten containers invloed hebben op de tijd die wordt besteed aan het archiveren en / of ophalen van documenten.

De loonkosten staan ​​in directe relatie tot de efficiëntieniveaus, waarvoor leveringen en uitrusting belangrijke componenten zijn.

Om de arbeidskosten van documentencontainers en apparatuur te analyseren, moeten we de kosten verlagen in de volgende elementen:

(1) Toegang tot tijd van apparatuur;

(2) Toegang tot tijd container-container;

(3) Tijd voor het invoegen van documenten

(4) Document hersteltijd en

(5) Apparatuur die de tijd herstelt.

Opslagkosten:

Het enige gebied waar we algemene kostenformules kunnen ontwikkelen die van toepassing zijn op elke vorm van apparatuur of installatie, is opslag. Hier kijken we naar de kosten van het opslaan van documenten in documentcontainers gedurende een bepaalde bewaartermijn.

Recordopslagkosten zijn afhankelijk van:

(1) Uitrusting en benodigdheden,

(2) Ruimte bezet, en

(3) Kosten van ruimte.

Voor vergelijkingsdoeleinden is het nuttig om de kosten-LFF per jaar te berekenen, wat in drie stappen kan worden gedaan:

Stap 1: Kosten van alle vulapparatuur + kosten van benodigdheden = materiaalkosten:

Om de kosten van materialen te bepalen, moeten we de kosten van apparatuur g voet (LFF) kennen. Hoe kunnen we de kosten van en benodigdheden per lineaire opslagapparatuur per LFF krijgen? Als nieuwe apparatuur wordt gekocht, moet de prijsopgave van een potentiële verkoper de kosten vermelden in termen van LFF's. Soms wordt dit weergegeven als kosten per LFI, die kunnen worden omgezet in kosten per LFF door de gegevens met 12 te vermenigvuldigen.

De aankoopprijs van een kast met vier laden, met een capaciteit van 100 LFI's, kan bijvoorbeeld $ 100 zijn, dus de kosten van apparatuur per LFI zijn 100: 100 of $ 1. Vermenigvuldig dat cijfer met 12, we komen uit op $ 12 als de kosten per LFF. Voor het berekenen van de kosten van bestaande apparatuur waarvan de aankoopprijs onbekend is, neemt u 3040 procent van de kosten van een nieuw systeem als basis voor deze berekening.

Zodra u de kosten van uw behuizing per LFF hebt, wilt u de kosten van benodigdheden per LFF vaststellen. Zoek eerst uit hoeveel mappen, mappen / containers er in uw systeem zijn per LFF. De beste manier om deze gegevens te krijgen, is door het aantal mappenmappen of vakken die u hebt in één lade of op één plank te tellen.

Selecteer een lade of plank met de typische map- / bindmiddel- / containerdikte en gemiddelde laadomstandigheden. Verdeel dan het aantal containers door het aantal LFI's en vermenigvuldig het resultaat met voor het aantal records per LFF. Als, bijvoorbeeld, er zijn; 0 records in een 25-inch lade, dan zijn er 24 records per LFF (50:25 = 2, 2 x 12 = 24). Of als u 90 records op een plank van 3 voet breed hebt, zijn er 30 records per LFF (90/3 = 30).

Vervolgens moeten we de kosten vaststellen voor het indienen van benodigdheden per LFF, dat wil zeggen de kosten voor mappen, mappen, zakken en alle andere soorten documentcontainers, inclusief scheidingsvellen, labels, bevestigingen, binnenzakken en speciale bijlagen. Hiertoe bepaalt u de kosten van supplies per 1000 records en vermenigvuldigt u dat aantal met het aantal records per LFF, zoals hierboven vastgesteld:

Kostprijs van eenheid x aantal records = kosten van de materiaaleenheid

als we aannemen dat de kosten van supplies $ 400 per $ 1.000 records zijn en dat er 50 records per LFF zijn, zijn de kosten van benodigdheden per LFF $ 20.

Door de kosten van apparatuur per LFF toe te voegen aan de kosten van benodigdheden per LFF, kunnen we de materiaalkosten per LFF berekenen. Dus als de kosten van apparatuur $ 12 per LFF bedragen en de kosten van benodigdheden $ 20 per LFF bedragen, zijn de materiaalkosten $ 32 per LFF.

Stap 2: (Ruimte-efficiëntiefactor x Kosten van nalatenschap) + Kosten van vastgoedservice = ruimtekosten per LFF per jaar:

Het kost geld om ruimte te nemen en de vastgoedkosten nemen elk jaar toe. Zelfs als uw organisatie eigenaar is van het gebouw, moet u op de hoogte zijn van de boekhoudkosten voor de ruimte die door het recordsysteem wordt ingenomen. Immers, als die ruimte niet voor records werd gebruikt, kon deze voor een ander doel worden gebruikt of worden verhuurd.

De hoeveelheid ingenomen ruimte is afhankelijk van de indeling, het volume en de apparatuur. De recordsmanager kan meestal niet veel aan het volume doen, omdat dit door de organisatie wordt gemaakt. De enige manier om de volumes te beïnvloeden door het bewaarschema te wijzigen dat mogelijk moeilijk, zo niet onmogelijk is. Het gebied waar de recordsbeheerder de ruimte bezet door het opnamesysteem kan controleren, is apparatuurkeuze.

Verschillende uitrustingen hebben verschillende ruimte-efficiënties. Dit betekent dat bij het opslaan van een bepaalde capaciteit één type opslagapparatuur meer ruimte gebruikt dan een andere. Lage apparatuur, zoals ladekasten en kasten en legborden met tegen de klok in, heeft een lage ruimte-efficiëntie. Er zijn drie categorieën van ruimte-efficiëntie te onderscheiden: laag, gemiddeld en hoog.

Lage ruimte-efficiëntie dekt apparatuur met factoren boven 1, 0. Het bereik van apparatuur in deze categorie is van de twee ladenkast tot het drielaagse zijwaartse bestand van letterformaat dat tegen de hoogte staat en een ruimte-efficiëntiefactor van 1 heeft. 17. Tussenruimte-efficiëntie wordt toegeschreven aan de vijf-lade Letter-size kast met een factor van .98 naar de zeven-tier letter-formaat laterale bestand met een factor 50. Hoog rendement van de ruimte begint onder .50 en pieken rond en onder .20, met het laagste cijfer voor verticale mobiele rekken, acht lagen hoog, met 12 meter diepe secties en vier secties per gangpad. Deze factor kan worden verminderd door meer secties aan het systeem toe te voegen per gangpad en de lengte van de secties te verlengen. ' Zoals u kunt zien, geldt hoe lager de ruimte-efficiëntiefactor, des te beter de ruimte-efficiëntie.

Gangpadruimte is een belangrijk onderdeel van ruimtekosten, dus maakt het een verschil of kasten of bestanden een gemeenschappelijk gangpad delen. Daarom is de factor voor ruimte-efficiëntie altijd hoger voor bestanden die afzonderlijk worden geplaatst. Bestanden die tegenover elkaar zijn geplaatst en een gemeenschappelijk pad ertussen delen, hebben een lagere ruimte-efficiëntiefactor, zoals hierboven weergegeven in de rechterkolom. Voor vergelijkingsdoeleinden is het meestal goed om de factor te gebruiken voor singulier geplaatste rillen. Wanneer de lay-out van toekomstige apparatuur bekend is, is het raadzaam om de juiste ruimte-efficiëntiefactor te gebruiken. Voor sommige soorten apparatuur kan dit zelfs een combinatie zijn van apparaten die alleen worden geplaatst en gedeeld, van stand-alone en extra apparatuur.

Om de kosten te bepalen van de ruimte ingenomen door het recordsysteem, moet u de waarde vaststellen van de ingenomen ruimte, de jaarlijkse kosten van het innemen van ruimte door de vierkante voet. Uiteraard variëren deze gegevens sterk afhankelijk van de staat en de waarde van het gebouw en ook van de locatie. De verschillen in jaarlijkse ruimtekosten per vierkante voet tussen stedelijke en landelijke gebieden zijn ook aanzienlijk. U moet echter wel de kosten van de ruimte voor uw gebied of, nog beter, voor uw gebouw krijgen van de afdelingen huisbeheer, boekhouding, budgettering of onroerend goed.

Het nemen van de jaarlijkse vastgoedkosten per vierkante voet en het vermenigvuldigen met de ruimte-efficiëntiefactor levert de basiskosten op van de ruimte per LFF. Als de jaarlijkse vastgoedkosten bijvoorbeeld $ 10 per vierkante voet bedragen en u zeven-laags open rekken gebruikt, zijn de ruimtekosten per LFF $ 5. Maar om de ruimtekosten te dekken, moeten we naast de vastgoedkosten ook de kosten van services opnemen.

Servicekosten zijn de lopende kosten voor verlichting, schoonmaak, airconditioning, verwarming, schilderwerk en reparaties aan die ruimte. Helaas zijn er geen gedetailleerde richtlijnen voor het vaststellen van de kosten van services, en elke platenruimte heeft verschillende vereisten met betrekking tot deze services, dus de kostenfactor zal anders zijn: de ervaring heeft geleerd dat deze kosten van services variëren van 10 procent tot 50 procent van jaarlijkse vastgoedkosten.

Het kostenbereik van 30-50 procent van de vastgoedkosten is alleen van toepassing op records die worden bewaard in 'kantooromstandigheden', dat wil zeggen wanneer vloerbedekking, airconditioning en andere 'luxe kantooromstandigheden' worden gebruikt in het gebied waar de records worden bijgehouden. De meeste archiefruimten liggen in de kelder van 1, 030 procent voor servicekosten. Een recordruimte in de kelder, alleen onderhouden door verlichting en reiniging, bevindt zich meestal in het bereik van 5-20 procent. Airconditioning voegt nog eens 10-30 procent toe. De archiefbeheerder moet een goed onderbouwde schatting maken van de servicekosten voor het gebied dat wordt ingenomen door de opslagapparatuur voor platen.

Om de kosten van de ruimte te berekenen, neemt u dit percentage van de jaarlijkse vastgoedkosten per vierkante voet, dat de kosten van services vertegenwoordigt, en voegt u het toe aan de jaarlijkse vastgoedkosten. Als de vastgoedkosten bijvoorbeeld $ 10 per jaar per vierkante voet bedragen en de kosten van services worden geschat op 25 procent, zijn de ruimtekosten $ 12, 50 ($ 10 + [25% X 10] = $ 12, 50). Nu kunnen we overgaan tot de berekening van de jaarlijkse opslagkosten per LFF

Stap 3: materiaalkosten / opslagjaren + ruimtekosten = opslagkosten:

De kosten van de opslag van records per jaar per LFF worden bepaald door de materiaalkosten te delen door het aantal jaren opslag en daarbij de ruimtekosten op te tellen. Door de opslagkosten te vermenigvuldigen met het totale aantal LFF's in een bestandssysteem, kunt u de totale opslagkosten berekenen. Dit cijfer bevat geen ophaalkosten. Het is echter erg handig om verschillende soorten apparatuur en verschillende opslagopties te vergelijken met betrekking tot hun kosten. Elke recordsbeheerder moet de opslagkosten voor zijn of haar archiveringssysteem weten.

De volgende vraag is, hoe lang record; zullen in dit gebied worden bewaard. Dit moet niet worden verward met de bewaartermijn. We willen misschien de kosten van een actief bestandgebied berekenen. Dan moet alleen de periode van opslag in dit specifieke bestand worden beschouwd voor de berekening. Wanneer records minder dan zeven jaar worden bewaard, gaat de apparatuur langer mee dan de records. Voor het afleiden van de jaarlijkse kosten van opslag op korte en middellange termijn in termen van LFF's), ervan uitgaande dat apparatuur tien jaar meegaat en de opslagtijd minder dan zeven jaar bedraagt, hebben we de volgende formule:

kosten van apparatuur / 10 + kosten van benodigdheden / opslagjaren = opslagkosten

Houd er rekening mee dat de opslagkosten kostengegevens opleveren voor apparatuur, benodigdheden en ruimte, maar geen kosten voor administratie, supervisie of ophaalkosten opleveren. Het zijn gewoon de kosten van het opslaan van records in bepaalde apparatuur gedurende een bepaalde tijd. Ook zijn de indieningskosten niet inbegrepen in de opslagkosten.

Laten we twee voorbeelden bekijken van de kosten van opslag:

Oefening 1:

De platenafdeling heeft open zijstellingen met 7 etages. De rekken hebben een aankoopwaarde van 50 procent. Nieuwe schappen van dezelfde soort zouden SI per LFI kosten. Er zijn 30 records op één plank en elke plank is 3 voet lang, dus er zijn 10 records per voet. Bestandsmappen kosten $ 380 per duizend. De kosten van de ruimte zijn $ 6 per vierkante voet per jaar. Services worden geschat op 15 procent van de kosten van de ruimte. Records moeten 20 jaar in deze kamer worden bewaard.

Ten eerste, om de kosten van rekken om te rekenen van kosten per LFI naar kosten per LFF, vermenigvuldig 0.40 bij 12, of 4.80. Bereken vervolgens de kosten van materialen per LFF, door de kosten van rekken en benodigdheden te verhogen:

4, 80 + 3, 80 = 8, 60

Om de jaarlijkse ruimtekosten te berekenen, vermenigvuldigt u de jaarlijkse vastgoedkosten per vierkante voet met de ruimte-efficiëntiefactor, die voor dit type apparatuur .50 is en voegt u 15 procent van dat cijfer toe:

(.50 x 6) + .15 x (.50 x 6) = 3.45

De totale jaarlijkse ruimtekosten per LFF bedragen dus $ 3, 45. Tot slot, om de jaarlijkse opslagkosten te voltooien:

8, 60 + 3, 45 = 3, 88 20

De totale opslagkosten per LFF per jaar zijn in dit geval dus $ 3, 88.

Oefening 2:

De afdeling heeft dezelfde gegevens als in Oefening 1. De afdeling heeft onvoldoende ruimte, maar is wettelijk verplicht om nog drie jaar langer gegevens bij te houden. Het wil de kosten vastleggen van het bijhouden van de bestaande schappen gedurende nog eens drie jaar. Ook is vastgesteld dat als de records niet in deze ruimte werden bewaard, de bestaande stellingen niet ergens anders konden worden gebruikt.

Wat zijn de kosten van opslag per LFF per jaar? Voor dit geval is geen nieuwe plank te koop, noch kunnen de oude planken elders worden gebruikt. Bestandsmappen zijn in gebruik en kunnen niet worden gebruikt voor een andere toepassing. Er zijn praktisch geen materiaalkosten. De kosten van opslag zijn beperkt tot de kosten van de ruimte, die $ 3, 45 is.

Selecteren van archiefmateriaal:

Hoewel kosten niet de enige factor zijn die in overweging wordt genomen bij het selecteren van archiefapparatuur, is dit in de praktijk meestal de belangrijkste factor. In de schatting of prijsopgave van elke leverancier moeten de kosten van de apparatuur per LFI of per LFF worden vermeld. Dit is echter niet het hele plaatje. We moeten altijd de kosten van ruimte toevoegen aan de kosten van apparatuur. Het zou wonderbaarlijk zijn voor prospextive kopers als leveranciers de ruimte-efficiëntiefactor op elk stuk van de literatuur vermeldden. Dit zou veel verwarring elimineren. De werkelijke kosten van het indienen van apparatuur is de som van de kosten van apparatuur per LFF en de kosten van ruimte per LFF.

De recordsmanager overweegt bijvoorbeeld vier ladekasten versus zijwaartse archiefkasten met zes afsluitbare lagen (geen uittrekbare laden, deuren intrekbaar). Een gemiddelde prijs voor de ladekast is SI 75; voor de zijwaartse archiefkast is dit $ 380. De jaarlijkse vastgoedkosten voor het kantoor bedragen in dit geval SI6 per vierkante voet. Services worden geschat op een extra 25 procent, of $ 4 per vierkante voet. Totale kosten van de ruimte zijn dan $ 20 per vierkante voet. Hoe ziet de prijsvergelijking eruit? De ruimte-efficiëntiefactor voor de ladekast is 1, 62; voor het zijkastje, .66.

Er zijn 8, 33 LFF in de vier ladekast. De kosten van apparatuur bedragen $ 21 per LFF (175: 8.33). De kosten van de ruimte zijn $ 20 x 1, 62 = $ 32, 40. De totale kosten van deze kasten bedragen $ 21 + $ 32, 40 = $ 53, 40 per LFF. De aankoopprijs van S380 gedeeld door IS is gelijk aan $ 21, 11. de kosten per LFF voor materiaal. Vanzelfsprekend is er niet veel verschil in de prijs van apparatuur tussen de ladekast en de zijwaartse archiefkast. Maar toen we de ruimtekosten namen en die in onze kostprijslijst opnemen, verandert het beeld. Vermenigvuldig de vastgoedkosten van $ 20 keer de ruimte-efficiëntiefactor, we krijgen de ruimtekosten van $ 13, 20 per LFF (20 x, 66).

Off-site opslag:

Het is meestal ruimteschaarste dat een organisatie dwingt om opnieuw na te denken over plannen voor een platenopslagsysteem. Er zijn een aantal manieren om de opslagcapaciteit te vergroten met verschillende apparatuur. Bovendien heeft de recordsmanager de keuze uit twee externe mogelijkheden.

Off-site opslag is een van deze alternatieven. Dit betekent dat u profiteert van de lage kosten op een andere locatie dan de meest kostenefficiënte apparatuur en benodigdheden, vooral omdat de ophaalsnelheid erg laag moet zijn. Het gemiddelde voor de kosten van opslag op externe locaties moet ongeveer $ 2 per jaar per LFF bedragen, maar in sommige gevallen kunnen deze kosten oplopen tot S4 per jaar per LFF. Nogmaals, dit omvat geen ophaalkosten.

Commerciële offsite opslagbedrijven rekenen tussen $ 1 en $ 10 per ophaalactie, afhankelijk van de afstand, het herstelschema en de urgentie. Een recente enquête vermeldde de kosten van een invasieve opslagfaciliteit als $ 0, 02 tot $ 1, 00 per kubieke voet per jaar. ' Alleen aan, meldde de respondent significant hogere kosten. Helaas is er in de enquête geen onderscheid gemaakt tussen opslag op externe locatie en opslag op locatie. Het onderzoek omvatte meer dan 55 procent van de niet-actieve faciliteiten die de gegevens ter plaatse opsloeg.

Microfilm:

Het tweede externe alternatief is het verkleinen van records naar microfilm. Als we kijken naar de mogelijkheid van microfilm, moeten we niet alleen kijken naar de opslagwaarde. Het micrographics-veld biedt een totaal ander hulpmiddel voor informatiebeheer. De voordelen ervan liggen op het gebied van informatiebehandeling en -distributie, maar ook op het gebied van opslag.

Microfilmkosten moeten worden verdeeld in conversiekosten en opslagkosten. Conversiekosten voor interne microfilming omvatten de kosten van apparatuur, materiaal en arbeid. In het geval van het gebruik van een extern servicebureau voor de conversie naar microfilm, is er meestal een totale kost voor de hele klus, behalve wanneer in huis voorbereiding, dwz sorteren, verpakken, voorbereiden moet worden gedaan door de archiefafdeling.

Opslagkosten bevatten de apparatuur, de ruimte en mogelijke conserveringskosten. Deze laatste worden vaak over het hoofd gezien als een belangrijk onderdeel van microfilming. Helaas is de juiste opslag van microfilm onder gecontroleerde omstandigheden niet gebruikelijk bij veel microfilmgebruikers. Elke archiefbeheerder moet een goed bewaarbeleid opstellen voor de opslag van microfilm.

In veel gevallen zijn microfilmservicebureaus gespecialiseerd in het verwerken van groot volume en kunnen zij economischer zijn dan een eigen bedrijf. Deze studie suggereerde slechts zeer basale apparatuur voor thuis filmen, namelijk één roterende camera, één lezer printer en één lezer. De kostencijfers waren gebaseerd op de volgende gegevens: 80.000 filmbeelden gefilmd per jaar; reeksvolgorde bij 1.000 afbeeldingen / pagina's per uur; verwijderen / corrigeren van belemmeringen bij 800 afbeeldingen per uur; plaatsing van ID

Voor de 80.000 afbeeldingen waren de volgende kosten verzekerd:

ik. Bereidingsvolgorde 80 manuren

ii. Impedimenten '100 manuren

iii. ID doelen 80 manuren

iv. 100 manuren filmen

v. Inspectie van film, kwaliteitscontrole 80 manuren

vi. Totaal 440 manuren

De gemiddelde kosten per manuur worden hier verondersteld als $ 8. Dit cijfer omvat de secundaire voordelen, algemene en toezichtkosten en overheadkosten. De totale arbeidskosten bedragen dus $ 3.520 (440 x S8). Uiteraard variëren deze gegevens per locatie, omdat beloning, schaal, lokale omstandigheden en het niveau van secundaire voordelen kunnen variëren. De recordsbeheerder moet zich vrij voelen om het nummer in te voeren dat van toepassing is op zijn of haar operatie. De tweede kostencomponent is de kosten van supplies en verwerking. Dit omvat de kosten van materialen, waaronder film- en verwerkingschemicaliën, en ook de afschrijving van microfilmapparatuur.

In de eerste toepassing zullen de voor de hand liggende verschillen tussen hardcopy en microfilm worden vergroot door nog hogere ophaalkosten voor microfilm (reproductie van hardcopy). In opvraagkosten compenseerde een deel van de hoge conversiekosten, en de derde toepassing doet beter dan break-even, wat daadwerkelijke besparingen voor het microfilmsysteem betekent. In de vierde toepassing is het beeld bijna omgekeerd: er zijn enorme kostenbesparingen voor microfilm.

Het ophalen van hardcopy is meestal duurder dan het ophalen van microfilm wanneer leidinggevenden bereid zijn om originele microfilm te gebruiken. In het laatste geval zijn er microfilmlezers verspreid over de hele organisatie en wordt microfilminformatie meestal niet terug geconverteerd naar een papieren versie. Zoals dit laat zien, is de sleutel tot het economische gebruik van microfilm het vermogen van de recordsmanager om het management te overtuigen microfilmlezers te gebruiken als zoekhulpmiddelen. Bij veel toepassingen van recordopslag wordt microfilm echter alleen als opslagmedium gebruikt. Wanneer iemand informatie van die record wil, wordt een afdruk gemaakt als een 'werkdocument'. In dit geval is microfilm duurder dan een papieren versie.

Geautomatiseerde opslag van informatie:

Veel kantoordeskundigen voorspelden dat papierloze kantoortechnologie in de jaren tachtig informatieopslag regeerde, maar het gebeurde niet zo snel als veel mensen verwachtten. De papierloze kantoorslogan werd gekoppeld aan een oproep voor minder in plaats van meer papier. De papierproducerende industrie zegt dat er nooit zo'n grote vraag naar papier was als in de vroege jaren tachtig.

Computerkosten zijn consequent verlaagd. Het vooruitzicht van bellengeheugen leek de doorbraak te zijn voor economische magnetische informatieopslag. Het gebeurde niet. De gegevensverwerking (afdeling bleef trouw aan zijn naam: gegevensverwerking is de computerzaak, geen gegevensopslag, maar delen van de computerindustrie en aanverwante bedrijfstakken werken hard aan een verandering. In 1977 werd aangenomen dat geautomatiseerde opslag van informatie was 200 keer duurder dan microfilm. Dit is drastisch veranderd en blijft veranderen.

In 1982 en 1983 waren de eerste tekenen van een nieuwe technologie te zien in de horizon van de opslag van opnamen: optische opslagschijven voor computers. Optische schijfsystemen zijn nog steeds allemaal duur als nieuw. Een grote, krachtige schijf voor optische schijven kost in 1982, 83 SW 80, 000, een schijf in de modus DRAW (Direct lezen na schrijven) begint bij $ 1.000 of meer. Deskundigen voorspellen echter een verkoopprijs van $ 200 voor optische schijven die 50.000 documenten opslaan, oftewel veertiende cent per document.

In alle gevallen van berekening van de opslagkosten moeten we de opslag scheiden van de kosten en conversiekosten. Conversiekosten zijn uitgaven, in de overgang van informatie van het ene medium naar het andere. Alle tekens lijken erop te wijzen dat optische schijven een grote rol zullen spelen in informatieve opslag omdat ze economisch worden en echte concurrentie bieden voor conventionele opslag.