Communicatieproces binnen een bedrijfsorganisatie

Het communicatieproces omvat de zender, de verzending van een bericht via een geselecteerd kanaal en de ontvanger. Hoewel het communicatieproces meer is dan de som van deze elementen, kan het begrijpen ervan helpen verklaren wat er gebeurt wanneer iemand een idee probeert uit te drukken voor anderen.

1. Afzender:

Het communicatieproces begint met een afzender, de persoon die een bericht verzendt. De filiaalmanager legt nieuwe productlijnen uit aan het verkoopteam, een computerprogrammeur die een nieuw programma aan een collega uitlegt, een accountant die een financieel rapport aan zijn leidinggevende geeft, zijn allemaal verzenders van communicatie.

2. Bericht:

Een bericht is elk signaal dat de reactie van een ontvanger activeert. Berichten kunnen verbaal zijn (geschreven of gesproken) of non-verbaal (zoals uiterlijk, lichaamstaal, stilte, geluiden, gaapt, zucht etc.)

3. Codering:

De afzender moet bepaalde woorden of non-verbale methoden kiezen om een ​​internationaal bericht te verzenden. Deze activiteit wordt codering genoemd. Tijdens het coderen van een bericht moet worden overwogen welke inhoud moet worden opgenomen, hoe de ontvanger het zal interpreteren en hoe dit de relatie van iemand kan beïnvloeden.

Een eenvoudig "dankbaar" bericht zal relatief eenvoudig zijn. Om 200 medewerkers daarentegen te informeren over slecht nieuws over salarisverlaging of biedingen op engineeringplannen om een ​​Rs te bouwen. 50 crore industrieel bouwen vereist veel gecompliceerdere, zorgvuldig geplande berichten.

4. Kanaal:

Hoe gaat u uw bericht verzenden?

Moet het via een elektronisch tekstverwerkingssysteem worden verzonden om te worden gelezen op het scherm van de ontvanger of via het afgedrukte woord of via een grafisch symbool op papier of via het medium geluid?

In het kort, zou iemand moeten schrijven of spreken?

De keuze van kanaal of medium (geschreven of mondeling) wordt beïnvloed door de onderlinge relaties tussen de zender en de ontvanger. Het hangt ook af van de urgentie van het verzonden bericht. Daarnaast kan rekening worden gehouden met factoren als belang, aantal ontvangers, kosten en hoeveelheid informatie.

Over het algemeen is waargenomen dat als het bericht een onmiddellijk antwoord vereist, een oraal kanaal wellicht de betere keuze is. Maar als het bericht ingewikkelde details en cijfers bevat of als het onderwerp moet worden gearchiveerd voor toekomstig gebruik, is een schriftelijke communicatie noodzakelijk. Bovendien, of uw berichtontvanger binnen of buiten uw organisatie is, beïnvloedt uw keuze van het medium.

Voor interne communicatie kunnen geschreven media memo's, rapporten, bulletins, functiebeschrijvingen, posters, werknemershandleidingen of zelfs elektronische bulletinboards zijn. Mondelinge communicatie kan bestaan ​​uit personeelsbijeenkomsten, persoonlijke gesprekken, toespraken, audiobanden, telefoonchats, teleconferenties of zelfs videobanden. Een ander mondeling kanaal, hoewel niet gepland door de afzender, is de 'grapevine' waardoor nieuws en geruchten vaak snel reizen.

Externe geschreven communicatiemedia kunnen bestaan ​​uit brieven, rapporten, voorstellen, telegrammen, faxen, elektronische mails, telexen, briefkaarten, contracten, advertenties, brochures, catalogi, persberichten enz. U kunt mondeling, telefonisch of per post communiceren door speeches in solo of in panelsituaties persoonlijk voor groepen of via teleconferenties, videoconferenties of tv.

5. Ontvanger:

Een ontvanger is een persoon die enige betekenis opmerkt en een boodschap toevoegt. In de beste omstandigheden bereikt een bericht zijn beoogde ontvanger zonder problemen. In de verwarrende en imperfecte bedrijfswereld kunnen zich echter verschillende problemen voordoen. Het bericht komt mogelijk nooit bij de ontvanger.

Het kan worden verzonden, maar begraven onder een berg bestanden op het bureau van de ontvanger. Als het bericht mondeling is, kan de luisteraar het vergeten. Erger nog, een bericht bedoeld voor één ontvanger kan door iemand anders worden onderschept of uw collega kan uw vriendelijke grap op een aanstootgevende manier afleggen. Evenzo kan de suggestie van uw baas worden opgevat als een bestelling van u, bijvoorbeeld, een concurrent kan een kopie van uw correspondentie zien aan een klant.

6. Decodering:

Zelfs als het bericht intact blijft voor de bedoelde ontvanger, is er geen garantie dat dit begrepen zal worden zoals de verzender bedoelde. De ontvanger moet nog steeds de betekenis decoderen die aan de woorden of symbolen is gekoppeld. Opgemerkt kan worden dat decodering niet altijd juist is. Het hangt af van individuele ervaringen.

Het probleem is dat we allemaal geen identieke ervaringen hebben met het onderwerp of de symbolen die de verzender heeft gekozen. Zelfs binnen India variëren de attitudes, capaciteiten, meningen, communicatievaardigheden en culturele gebruiken. En als de communicatie plaatsvindt tussen mensen van twee verschillende landen, zeggen India en Japan, nemen de problemen toe. Er zijn grotere kansen op verkeerde interpretatie; persoonlijke vooroordelen kunnen tussenbeide komen, aangezien elke ontvanger de bedoelde betekenis van het idee van de afzender in zijn of haar eigen receptormechanisme probeert waar te nemen.

7. Feedback:

Uiteindelijk reageert de ontvanger op of reageert op de communicatie die door de afzender wordt verzonden. Het antwoord zou gebaseerd kunnen zijn op een duidelijke interpretatie van de verzonden symbolen of op een misverstand of verkeerde interpretatie van de verzonden symbolen. Wat de reactie van een ontvanger op een afzender ook is, dit wordt feedback genoemd. Sommige feedback is non-verbale glimlach, zucht, knikt enzovoort.

Soms is het mondeling, zoals wanneer u reageert op de ideeën van een collega met vragen of opmerkingen. Feedback kan ook worden geschreven, zoals wanneer u reageert op de memo van een collega. In veel gevallen kan geen bericht ook een feedback zijn.

Het nalaten om een ​​brief te beantwoorden of om een ​​telefoongesprek te beantwoorden, kan suggereren hoe de niet-communicatieve persoon over de afzender denkt. Feedback is een belangrijk onderdeel van het communicatieproces, omdat uiteindelijk het succes of falen van de communicatie wordt bepaald door de feedback die we krijgen.