Kanalen van zakelijke communicatie: formele en informele kanalen

Verschillende communicatiekanalen zijn: 1. Formeel communicatiekanaal 2. Informeel communicatiekanaal / Grapevine!

Communicatie kan ook worden geclassificeerd volgens de mate van ceremonie of formaliteit die het heeft.

Zodoende kunnen we communicatie in twee grote categorieën verdelen:

1. Formeel communicatiekanaal:

Een formeel communicatiekanaal is het communicatiemiddel dat normaal gesproken wordt bestuurd door mensen met gezagsposities in een organisatie. Vandaar dat het ook wordt aangeduid als de 'hoofdlijn van operationele communicatie' van een organisatie.

Alle rapporten, records en andere vormen die werkinformatie leveren aan verschillende delen van een organisatie, zijn opgenomen in het formele kanaal van communicatie. Deze communicatiekanalen werken niet automatisch. Een goede bedrijfsorganisatie zal ervoor zorgen dat deze zorgvuldig worden gepland en afgestemd op zijn behoeften.

voordelen:

(i) effectief:

Formele kanalen worden beschouwd als de meest effectieve kanalen voor communicatie. Omdat organisaties steeds groter worden, helpen formele kanalen om de kloof in het communicatieproces te overbruggen. Het is een gemakkelijk verkrijgbaar middel om door te reiken naar elke hoek van een organisatie, wat anders moeilijk zou zijn.

(ii) Voorkomen van bogging:

In formele kanalen zijn de regels goed vastgelegd. Een medewerker communiceert bijvoorbeeld met de supervisor, de supervisor met de manager, enzovoort. Daarom wordt alleen de benodigde informatie gefilterd en naar de top verzonden. Het voorkomt dat het topmanagement wordt verzandt met de irrelevante details (de praktische details) van informatie en laat het vrij voor grotere beslissingen en algemeen management.

(iii) Betere monitoring:

Een organisatie kan formele kanalen ontwerpen die aansluiten bij zijn specifieke behoeften. Dit kan helpen om organisatorische activiteiten te controleren. Het kan ervoor zorgen dat problemen zonder al te veel vertraging worden opgelost.

(iv) Goede sfeer:

Goede formele communicatiekanalen weerspiegelen professionaliteit. Ze helpen de organisatie te consolideren. Ze houden ook het leidinggevende personeel onder controle.

nadelen:

(i) Vrij verkeer van informatie:

Formele kanalen zorgen voor een vrije informatiestroom. Formaliteit vereist dat de informatiestroom alleen een specifieke route neemt. Dit remt de natuurlijke informatiestroom.

(ii) Tijdrovend:

Formele communicatiekanalen leiden vaak tot vertragingen. De informatie kan de persoon niet bereiken voor wie deze is bedoeld. Het zal vaak een omslachtige formele route moeten nemen waar de tussenliggende links zinloos kunnen zijn. Als gevolg hiervan kunnen formele communicatiekanalen tijdrovend worden.

(iii) Beïnvloedt de besluitvorming:

Het filteren en bewaken van informatie op lagere niveaus is een tweesnijdend zwaard. Hoewel het zijn voordelen heeft, kan het ook voorkomen dat essentiële informatie het topmanagement bereikt. Dit kan het perspectief veranderen tijdens het nemen van beslissingen.

2. Informeel kanaal voor communicatie / Grapevine:

Het informele kanaal van communicatie wordt vaak ontmoedigd of neergeslagen in een "organisatie, en is niet officieel gesanctioneerd. Het wordt in de volksmond aangeduid als grapevine. Dit komt omdat het in alle richtingen werkt, ongeacht de formele structuur.

De oorsprong van de term grapevine kan worden teruggevoerd tot de manier waarop de botanische wijnstok groeide over telegraafdraden, waardoor telegrafische berichten in onbedoelde richtingen gingen. In het bedrijfsleven dankt grapevine zijn bestaan ​​aan de roddelachtige aard van de mens.

Mensen hebben de neiging om losjes of licht met hun collega's te spreken, waar ze zich ook bevinden. Van tijd tot tijd voelen ze de behoefte om bevrijd te raken van de noodzaak om vast te houden aan logica of waarheid.

Terwijl mensen hun werk doen, hebben ze een informeel gesprek met hun vrienden op kantoor. Deze gesprekken hebben betrekking op zowel persoonlijke als zakelijke aangelegenheden. Dit resulteert in het genereren van een geruchtenmolen, wat een grapevine is.

Grapevine is ingedeeld in vier categorieën:

Enkele streng : elk vertelt een ander.

Groeps- of roddelketen: één vertelt alle personen in zijn / haar groep.

Waarschijnlijkheidsketen: elk willekeurig vertelt een aantal mensen.

Clusterketen: sommige vertellen anderen.

Grapevine voldoet aan de sociale behoeften van leden, leidt tot meer ontspannen menselijke relaties (deels door het vrijgeven van fantasie), dient om de mogelijke lacunes in de formele communicatie te vullen en verbindt zelfs die mensen die niet in de officiële commandostructuur vallen.

Andere kenmerken van wijnstok zijn:

(i) Het is meer mensgericht dan kwestie-georiënteerd.

(ii) Mogelijk niet volledig authentiek en betrouwbaar.

(iii) Grapevine-overdrachtstromen in alle richtingen in een organisatie.

(iv) Grapevine-informatie reist zeer snel.

(v) De verantwoordelijkheid kan niet worden vastgesteld.

Factoren die leiden tot grapevine:

Een geruchtenmolen wordt actief wanneer de volgende factoren in een organisatie aanwezig zijn:

(i) Een gebrek aan richtinggevoel, vooral in tijden van crisis. Hoe meer de onzekerheid, hoe groter de rumoerhandel.

(ii) De vorming van begunstigde groepen van werknemers door het management. Dit leidt tot onzekerheid onder andere medewerkers die tot geruchten leiden.

(iii) Een gebrek aan zelfvertrouwen bij medewerkers leidt tot de vorming van groepen. Deze groepen runnen vaak geruchtenmolens.

voordelen:

(i) Snelheid:

Snelheid is de meest opmerkelijke eigenschap van dit communicatiekanaal. Het is mogelijk om informatie opmerkelijk snel te verzenden, aangezien er geen formele barrières zijn en er geen stoppen is. Een gerucht kan zich dus verspreiden als een lopend vuurtje.

(ii) Feedback:

De feedback via dit kanaal is veel sneller dan een formeel communicatiekanaal. Het kanaal is als de pols van een organisatie. De reactie op de beslissingen, het beleid, de richtlijnen en de richtlijnen bereiken managers vaak sneller via dit kanaal dan via het formele kanaal.

(iii) Parallelle functie:

Het informele kanaal heeft geen officiële sanctie, maar is een onvermijdelijke parallel met het formele kanaal. Het werkt als een aanvullend communicatiekanaal in een organisatie. Van goede managers is bekend dat zij het informele kanaal in hun voordeel gebruiken voor het verzenden van informatie die anders niet geschikt is voor formele kanalen.

(iv) Ondersteuningssysteem:

Een grapevine is een informeel ondersteuningssysteem dat is ontwikkeld door werknemers binnen een organisatie. Het brengt ze dichterbij en geeft hen enorme voldoening.

nadelen:

(i) Minder geloofwaardig:

Een grapevine is minder geloofwaardig dan een formeel communicatiekanaal. Het kan niet serieus worden genomen omdat het alleen de mond-tot-mondreclame betreft. Het is daarom waarschijnlijk tegengesproken.

(ii) Selectieve informatie:

Informele kanalen dragen meestal niet de volledige informatie over. Als gevolg hiervan krijgt de ontvanger niet de essentie van het hele bericht. Onheilspecialisten of gevestigde belangen kunnen het kanaal gebruiken voor het verzenden van selectieve informatie.

(iii) Creëert problemen:

Een grapevine kan problemen binnen een organisatie bevorderen, omdat er geen controle is over de verzonden, ontvangen informatie, zijn weergave en percepties. Informatie wordt vervormd. Een grapevine kan synoniem zijn aan het verspreiden van valse of wilde verhalen.

(iv) Lekkage:

Informatie kan op het verkeerde moment worden gelekt. De term 'open geheim' in een organisatie kan vaak worden toegeschreven aan dergelijke lekken.

Effectief gebruik van informele kanalen voor communicatie:

(i) De hogere autoriteiten moeten ervoor zorgen dat werknemers goed op de hoogte zijn van de werking van de organisatie. Dit zal de neiging tot vervorming verminderen.

(ii) Activiteiten die kennis updaten, moeten frequent zijn. Dit voorkomt het genereren van geruchten.

(iii) De hogere autoriteiten zouden niet moeten toegeven aan vriendjespolitiek.

(iv) Een manager moet regelmatig vergaderingen met de werknemers houden.

(v) De manager moet inspanningen leveren om populaire werknemers te identificeren die kunnen dienen als leiders voor andere werknemers.

(vi) Werknemers moeten zoveel mogelijk betrokken worden bij het besluitvormingsproces.

(vii) Managers moeten zich niet overgeven aan losse praatjes.

(viii) Een manager moet een goede luisteraar zijn,

(ix) Een manager zou moeten proberen om regelmatig reviews te krijgen over zijn stijl van werken.