Belemmeringen voor communicatie: 16 belemmeringen voor communicatie binnen een bedrijfsorganisatie

Communicatie is de levensader van alle bedrijven. Als er iets fout gaat, is de organisatie misschien duur. Managers klagen vaak dat een van hun grootste problemen de afbraak van communicatie is.

Specialisten hebben er serieuze studies van gemaakt en hebben bepaalde factoren die dit probleem veroorzaken, geïsoleerd. Het is de moeite waard eens naar deze oorzaken van communicatiestoring te kijken.

1. Geluid:

Ruis is de eerste en belangrijkste belemmering voor communicatie. Het betekent "interferentie die optreedt in een signaal en voorkomt dat u geluiden goed hoort." In een fabriek bijvoorbeeld, maakt de continue ruis van machines orale communicatie moeilijk.

Op dezelfde manier zal een technisch probleem in een omroepinstallatie of een storing in een telefoon- of televisiekabel het geluidssignaal verstoren en de communicatie beïnvloeden. Ongunstige weersomstandigheden of een fout in de ultramoderne telecommunicatiesystemen kunnen het effect ook bederven.

Ruis betekent niet alleen dit. Het omvat ook vele andere factoren die aan het einde van de afzender kunnen voorkomen, evenals die van de ontvanger. De afzender kan zijn toevlucht nemen tot dubbelzinnige of verwarrende signalen. De ontvanger kan het bericht verknoeien vanwege onoplettendheid of decodering kunnen bederven vanwege een verkeerde of onverwachte interpretatie.

De vooroordelen van de ontvanger kunnen ook in de weg staan ​​dat hij de boodschap in de juiste geest begrijpt. We moeten er daarom rekening mee houden dat communicatie altijd wordt verwend door 'ruis' die voor zoveel dingen staat.

2. Gebrek aan planning:

Communicatie is geen toevallige zaak. Helaas nemen veel mensen het licht op. Het resultaat is dat het bericht dat moet worden verzonden mogelijk niet zorgvuldig wordt gepland. Er zijn ontelbare voorbeelden van mensen die een slecht geplande, langdradige lezing zouden geven terwijl een korte presentatie met tabellen of grafieken voldoende zou zijn. Zo'n gebeurtenis zou veranderen in miscommunicatie of slechte communicatie. Op dezelfde manier kunnen sommige mensen er niet om geven een geschikte tijd en plaats te kiezen die zo nodig zijn voor effectieve communicatie.

3. Semantische problemen:

Semantiek is de systematische studie van betekenis. Dat is de reden waarom de problemen die voortkomen uit expressie of zending van betekenis in communicatie semantische problemen worden genoemd. Mondelinge of schriftelijke communicatie is gebaseerd op woorden. En woorden, beperkt in aantal, kunnen op onbeperkte manieren worden gebruikt.

De betekenis is in de geest van de zender en ook in die van de ontvanger. Maar het is niet altijd nodig dat de betekenis in de geest van de zender hetzelfde is als in de geest van de ontvanger. Veel hangt dus af van hoe de verzender zijn bericht codeert.

De verzender moet ervoor zorgen dat de ontvanger zijn boodschap niet verkeerd interpreteert en de bedoelde betekenis krijgt. Heel vaak gebeurt het niet op deze manier. Dat leidt tot semantische problemen. Het kan alleen worden gewaarborgd als we streven naar duidelijkheid, eenvoud en beknoptheid, zodat de ontvanger de bedoelde betekenis krijgt.

4. Culturele belemmeringen:

Cultuurverschillen komen vaak als communicatiebarrières naar voren. We moeten in dit opzicht bijzonder voorzichtig zijn, omdat we nu in een internationale omgeving moeten opereren. Dezelfde categorie woorden, uitdrukkingen, symbolen, acties, kleuren betekent verschillende dingen voor mensen van verschillende landen of verschillende culturele achtergronden.

Bijvoorbeeld, in de Verenigde Staten worden mensen graag bij hun voornamen genoemd, terwijl in Groot-Brittannië, en in grote mate ook in India, mensen graag aan hun achternaam worden geadresseerd. In de Noord-Amerikaanse staten staat een teken van 'O' gemaakt met de wijsvinger en de duim voor 'OK' terwijl het in de zuidelijke staten wordt opgevat als obsceniteit.

5. verkeerde veronderstellingen:

Heel vaak handelen we op basis van aannames, zonder de zorg te vragen om opheldering hierover. We moeten al het mogelijke doen om onze goede wil te behouden en niet impulsief te handelen op basis van aannames. Als een klant ons bijvoorbeeld schrijft dat hij graag ons kantoor of onze fabriek zou bezoeken zonder ons te vertellen dat hij graag zou worden opgehaald en we veronderstellen dat hij het alleen zal redden, kan dit leiden tot verlies van goodwill . Daarom is het noodzakelijk voorzichtig te zijn in dergelijke zaken.

6. Sociaal-psychologische barrières:

De attitudes en meningen, plaats in de maatschappij en statusbewustzijn voortkomend uit iemands positie in de hiërarchische structuur van de organisatie, iemands relaties met peers, senioren, junioren en familieachtergrond-dit alles heeft een grote invloed op iemands vermogen om zowel als zender en ontvanger te communiceren. .

Statusbewustzijn is algemeen bekend als een ernstige communicatiebarrière in organisaties. Het leidt tot psychologische afstanden, wat verder leidt tot uitval van communicatie of miscommunicatie. Vaak wordt gezien dat een man hoog in een organisatie een muur rondom zichzelf opbouwt. Dit beperkt de deelname van minder machtigen aan de besluitvorming. Op dezelfde manier formuleert de gezinsachtergrond iemands houding en communicatieve vaardigheden.

7. Emoties:

Emoties spelen een zeer belangrijke rol in ons leven. Zowel het coderen als decoderen van berichten wordt beïnvloed door onze emoties. Een bericht dat wordt ontvangen wanneer we emotioneel worden opgewerkt, heeft voor ons een andere betekenis dan wanneer we rustig en gecomponeerd zijn. Woede is de ergste emotie en vijand van communicatie.

8. Selectieve perceptie:

De meeste van de hierboven genoemde factoren leiden tot selectieve waarneming. Het betekent dat de ontvangers selectief zien en horen, afhankelijk van hun behoeften, achtergrond, motivaties, ervaring en andere persoonlijke kenmerken. Terwijl de berichten worden gedecodeerd, beschermen de meeste ontvangers hun eigen interesses en verwachtingen in een communicatieproces dat leidt tot een bepaalde vorm van feedback die een communicatieprobleem kan worden.

9. Filtering:

Filteren houdt in dat de afzender van een bericht informatie zodanig manipuleert dat het door de ontvanger gunstiger wordt ontvangen. Een manager vertelt bijvoorbeeld zijn baas graag wat hij voelt of wat zijn baas wil horen. In dit proces filtert hij informatie. Het netto resultaat is dat de man aan de top nooit objectieve informatie krijgt.

Op dezelfde manier verdichten de mensen op de lagere niveaus informatie en synthetiseren ze om maximale voordelen voor zichzelf te verkrijgen. Ze houden een belangrijk deel van informatie tegen of negeren het. Hoe meer verticale niveaus in de organisatie, hoe meer kans er is om te filteren. Dit is een veel voorkomend communicatieprobleem.

10. Informatie overbelasting:

Ongecontroleerde instroom van informatie wordt vaak een andere belemmering voor communicatie. Het kan de leidinggevende verstikken of verveelvoudigen en hem frustreren. Wanneer mensen vastzitten met te veel informatie, zullen ze waarschijnlijk fouten maken.

Ze kunnen ook de verwerking of het reageren op informatie / bericht op zijn minst enige tijd uitstellen. En uitstel kan een gewoonte worden, waardoor ernstige communicatieproblemen ontstaan. Mensen kunnen ook selectief reageren en selectiviteit is niet communicatievriendelijk. Aan de andere kant is het een communicatieprobleem.

11. Slechte retentie:

Als uitvloeisel van het hierboven genoemde probleem is het vermeldenswaard dat mensen berichten die hen bereiken waarschijnlijk ook zullen vergeten. Daaruit ontstaat de noodzaak om de boodschap te herhalen en meer dan één medium te gebruiken om dezelfde boodschap over te brengen.

12. Slecht luisteren:

Slecht luisteren kan leiden tot ernstige communicatieproblemen. Te veel mensen zijn geïnteresseerd in praten, en praten vooral over zichzelf. Ze zijn zo betrokken bij zichzelf dat ze geen geduld hebben om te luisteren. Het resultaat is dat ze niet geïnteresseerd zijn in de spreker wiens woorden verspillen.

Iedereen kent het belang van luisteren, maar slechts weinigen oefenen daadwerkelijk geduldig, actief en empathisch. Dat is de reden waarom zoveel communicatieproblemen opduiken. Slechte luisteraccounts voor onvolledige informatie en ook slechte retentie. Men kan simpelweg niet het gewenste resultaat krijgen als dit blijft gebeuren.

13. Doelconflicten:

Heel vaak leiden botsingen van de doelen van verschillende eenheden en subeenheden van een organisatie tot communicatiestoringen. Communicatie moet dienen als een oefening om conflicten te verminderen. Maar de doelconflicten fungeren als communicatiereductiemechanismen.

Verschillende eenheden internaliseren hun eigen doelen en dat leidt tot splitsing of vertakking van belangen in de organisatie. Wanneer mensen beginnen te strijden voor de vervulling van hun beperkte interesses, lijdt de communicatie.

14. Aanstootgevende communicatiestijl:

Het is overduidelijk dat een aanstootgevende communicatiestijl leidt tot communicatiestoring. Het is een nogal gevoelig punt. Als een manager een bericht op zo'n manier verzendt dat de werkers / junioren defensief worden, raken hun relaties gespannen en communiceert de communicatie. Daarom is het absoluut noodzakelijk dat het management een overtuigende communicatiestijl aanneemt.

15. Onvoldoende periode voor aanpassing:

Het is een bekend feit dat mensen op verschillende manieren reageren op verandering. Ze nemen hun tijd om zich aan te passen aan nieuws of een voorstel tot verandering. Hoewel communicatie tot doel heeft verandering teweeg te brengen, moet er rekening mee worden gehouden dat de werknemers van wie de taken, ploegendiensten enz. Worden gewijzigd, voldoende tijd moeten krijgen. Alleen dan zal de communicatie effectief zijn.

16. Verlies door verzending:

Communicatie heeft vaak te lijden of wordt verwaterd wanneer berichten van persoon tot persoon worden doorgegeven in een reeks transmissies. Ze raken onderweg verdund. Speciale aandacht moet worden besteed aan het bereiken van de beoogde boodschap aan de persoon in kwestie.