8 Fasen betrokken bij besluitvormingsprocedures organisatie

8 Belangrijke fases van het besluitvormingsproces bij de organisatie zijn de volgende: 1. Fase 1: Erkenning van een probleem 2. Fase 2: Beschrijving van de behoefte 3. Fase 3: Productspecificatie 4. Fase 4: zoeken naar leveranciers 5. Fase 5: voorstel Verzoek 6. Fase 6: leveranciersselectie 7. Fase 7: volgorde Routine specificatie 8. Fase 8: prestatiebeoordeling.

In tegenstelling tot het beslissingsproces voor consumenten, dat 'hoofdzakelijk een reeks mentale stadia is, omvat de besluitvorming bij de aankoop van een bedrijf meer fysieke en waarneembare stadia.

Er zijn veel beslissers bij elk van de acht fasen betrokken, zoals uitgewerkt in het kader van het buy-grid.

1. Fase 1: Erkenning van een probleem:

Het inkoop- / koopproces begint wanneer iemand in het bedrijf een probleem of behoefte herkent waaraan kan worden voldaan door het aanschaffen van goederen of diensten.

De meest voorkomende gebeurtenissen die tot deze fase leiden, kunnen zijn:

ik. Het bedrijf besluit een nieuw product te ontwikkelen en heeft nieuwe apparatuur en materialen nodig om dit product te produceren.

ii. Het besluit om te diversifiëren of uit te breiden en heeft daarom een ​​veelvoud aan nieuwe leveranciers nodig.

iii. Inkoopmanager beoordeelt een mogelijkheid om lagere prijzen of betere kwaliteit te verkrijgen.

iv. Een machine breekt uit en vereist vervanging of nieuwe onderdelen.

v. Gekochte materialen blijken onbevredigend en het bedrijf zoekt naar een andere leverancier.

Vroegtijdige vergoeding in de nieuwe taak / probleemherkenningsfase biedt de marketeer een voordeel ten opzichte van concurrerende leveranciers.

2. Fase 2: beschrijving van de behoefte:

Deze fase omvat de bepaling van de kenmerken en hoeveelheid van het benodigde artikel. De algemene kenmerken kunnen betrouwbaarheid, duurzaamheid, prijs enz. Zijn en de verkoper, samen met de inkoopmanager, ingenieurs en gebruikers kunnen de behoeften beschrijven.

De vragen die gesteld kunnen worden zijn:

ik. Aan welke prestatie specificaties moet worden voldaan?

ii. Welke soorten goederen en diensten moeten worden overwogen?

iii. Wat zijn de applicatie-eisen? en

iv. Welke hoeveelheden zijn nodig?

De antwoorden op dergelijke vragen geven de marketeer een algemene beschrijving van de behoefte die de input zal zijn voor de volgende fase.

3. Fase 3: productspecificatie:

Bij het verkrijgen van de input van de tweede fase moet de inkooporganisatie de technische specificaties van de benodigde items ontwikkelen. In deze fase wordt het product opgesplitst in items. De items worden op hun beurt gesorteerd in standaardartikelen en nieuwe die moeten worden ontworpen.

De specificaties voor beide zijn vermeld. Als marketeer moet hij zichzelf en zijn technische en financiële tegenpartij bij de zaak betrekken om de haalbaarheid te bepalen en ook de diensten uit te werken die zij kunnen bieden om het product te ontwikkelen en te leveren. Tenzij het een bekende leverancier is, moedigen veel bedrijven de leveranciersparticipatie in dit stadium niet aan. Klantrelatie speelt hierbij een cruciale rol.

Hier is een voorbeeld van hoe het leveranciersbedrijf het kopersbedrijf in deze fase kan helpen.

Toyota Motor Corporation wilde een 'denkauto' maken die kon leren, onthouden en reageren op input van de menselijke omgeving. Ze ontdekten dat Sony Corporation een mechanische hond had ontwikkeld die deze kenmerken vertoonde.

Ze betrokken Sony bij het ontwerp van de auto en ontwikkelden een 'pod' die werd getoond op de 35e Tokyo Motor Show. Het moet nog worden vervaardigd voor het grote publiek. Pod kan informatie uitwisselen met andere voertuigen, het vaardigheidsniveau van de bestuurder meten; inzicht in de stemming van de bestuurder enz. In plaats van een stuurwiel, heeft het een joystick.

Sony Corporation was vanaf de ontwerpfase nauw betrokken bij Toyoto Motor en gebruikte als input individuele componenten voor de draagbare terminal, interieurdisplays, joystick en ontwikkeling van ECU (Emotionele Communicatie-eenheid) voor het uiten van emoties.

Toen de Kanpur-faciliteit van LML bezig was met het ontwerpen en ontwikkelen van 'Freedom', een 100 cc-fiets, gebruikte het de diensten van verschillende bedrijven voor het ontwerpen en leveren van vele onderdelen. Sriram leverde piston, Borg Warner uit Duitsland leverde de kamerketting, Daclin ontwierp en leverde het frame en MRF werd ingeschakeld om banden te ontwikkelen. De Britse firma Prodrine leverde de technologische input voor veranderingen in het tandwielsysteem.

4. Fase 4: zoeken naar leveranciers:

Deze fase heeft betrekking op het zoeken naar gekwalificeerde leveranciers uit de potentiële bronnen. De marketeer moet ervoor zorgen dat hij op de lijst van potentiële leveranciers staat. Hiervoor moet hij regelmatig alle potentiële bedrijven bezoeken en bewustzijn creëren. Brochures moeten worden verspreid en advertenties moeten in specifieke media zoals vakbladen worden geplaatst. Deze fase omvat alleen het maken van een lijst met gekwalificeerde leveranciers.

5. Fase 5: Voorstelverzoek:

De lijsten met gekwalificeerde leveranciers worden nu verder ingekort op basis van enkele kritieke factoren. Als de koper bijvoorbeeld niet bereid is om een ​​nieuw bedrijf te proberen dat al meer dan drie jaar niet op de markt is, kan het die leveranciers schrappen. Vervolgens vragen de inkoopafdelingen om voorstellen die door elke leverancier moeten worden verzonden.

Na evaluaties, op basis van de gespecificeerde criteria, worden sommige bedrijven gevraagd om langs te komen voor formele presentaties. Het voorstel moet productspecificatie, prijs, leveringsperiode, betalingsvoorwaarden, toepasselijke belastingen van deskundigen en rechten, transportkosten, kosten van doorvoerverzekeringen en alle andere relevante kosten of gratis geleverde diensten omvatten. Voor de aankoop van routineproducten of -services kunnen fasen 4 en 5 tegelijkertijd plaatsvinden, aangezien de koper contact kan opnemen met de gekwalificeerde leveranciers om de laatste informatie over prijzen en leveringstermijnen te krijgen.

Voor technisch complexe producten en diensten wordt veel tijd besteed aan het analyseren van voorstellen in termen van vergelijking van productdiensten, leveringen en de aangelande kosten.

Een toonaangevend MNC dat zeep produceert, moet van leveranciers drie stadia doorlopen: een gekwalificeerde leverancier, een erkende leverancier en een selecte leverancier. Om gekwalificeerd te worden, moet de leverancier technische capaciteiten, financiële gezondheid, kosteneffectiviteit, hoge kwaliteitsnormen en innovativiteit demonstreren.

Een leverancier die aan deze criteria voldoet, past de monsterpartij ter goedkeuring toe. Na goedkeuring wordt de leverancier een 'geselecteerde leverancier' wanneer deze een hoge productuniformiteit, continue kwaliteitsverbetering en JIT-leveringscapaciteit vertoont.

6. Fase 6: leveranciersselectie:

Elk van de presentaties van de leverancier wordt beoordeeld op basis van bepaalde evaluatiemodellen. De inkooporganisatie kan ook proberen te onderhandelen met haar voorkeursleveranciers voor betere prijzen en voorwaarden voordat ze een definitieve beslissing nemen.

7. Fase 7: volgorde Routine Specificatie:

Nadat de leveranciers zijn geselecteerd, onderhandelt de koper over de definitieve bestelling, met een opsomming van de technische specificaties, de hoeveelheid die nodig is, het verwachte tijdstip van levering, het retourbeleid, garanties enz. In het geval van onderhoud, reparatie en bediening van items, gaan kopers steeds meer algemene contracten in plaats van periodieke inkooporders.

Dekencontracten leiden tot meer afzonderlijke bronnen die meer items uit die ene bron kopen en bestellen. Dit systeem brengt de leverancier dichter bij de koper en maakt het moeilijk voor leveranciers om in te breken, tenzij de koper ontevreden is over de prijzen, kwaliteit of service van de leveranciers.

SKF India, de Zweedse multinationale productielagers in Pune en Bangalore, was de enige leverancier van kogellagers aan TVS Motor Company, gevestigd in Padi in Chennai.

8. Fase 8: Prestatiebeoordeling:

De laatste fase van het aankoopproces bestaat uit een formele of informele beoordeling en feedback met betrekking tot de prestaties van het product en de prestaties van de leverancier. De koper kan contact opnemen met de eindgebruiker en hun evaluaties vragen die op zijn beurt aan de leverancier worden gegeven, of hij kan de leverancier op verschillende criteria beoordelen aan de hand van een gewogen scoremethode, of de koper kan ook de kosten van slechte leveranciersprestaties samenvoegen om te komen met aangepaste inkoopkosten inclusief prijs.

De prestatiebeoordeling kan ertoe leiden dat de koper een leverancier blijft, verbeteren of laten vallen. Het is essentieel voor een marketeer om een ​​goede relatie te hebben en klachten van klanten zo snel mogelijk op te volgen. Meer dan de gebreken en problemen van de kopers in het product, is het de houding van de leverancier die meer in focus wordt gezien.