5 Richtlijnen voor zowel groepen als leden van een organisatie voor het bereiken van effectieve resultaten

Voor de groepen om effectieve resultaten te bereiken en om de leden tot een consensus te brengen, zijn enkele nuttige richtlijnen voorgeschreven die moeten worden nageleefd.

Enkele richtlijnen voor het vormen van de groepen en de werkprocedures, evenals voor het gedrag van leden worden voorgesteld door Cyril O'Donnell als volgt:

Voor groepen:

1. De doelen van de groep of het comité moeten duidelijk worden omschreven, zodat de discussie zich op deze doelen kan concentreren.

2. De bevoegdheid van de commissie moet worden gespecificeerd. Is het comité uitsluitend bedoeld om oplossingen aan te bevelen of is het bevoegd om zijn beslissingen uit te voeren?

3. De grootte van de groep moet zorgvuldig worden bepaald. Als er verschillende afdelingen bij betrokken zijn, kan een goede vertegenwoordiging van elke afdeling noodzakelijk zijn. Meestal zijn de groepen van zeven tot tien leden voldoende.

4. De leider van de groep moet worden benoemd of geselecteerd op basis van zijn vermogen om de vergadering te leiden. Hij moet de technische expertise en vaardigheden in interpersoonlijke relaties hebben.

5. De precieze agenda van de vergadering moet aan alle leden worden bekendgemaakt en alle ondersteunend materiaal voor de vergadering moet worden verstrekt. Een geschreven verslag van de belangrijke aspecten van de discussie moet worden gehandhaafd.

Voor leden:

1. De leden moeten ervoor zorgen dat de sfeer op de commissievergaderingen ontspannen en informeel is.

2. Elk lid speelt een actieve rol in de discussie en geeft zijn positie duidelijk en logisch weer. Hij luistert ook rustig naar eventuele reacties en geeft indien mogelijk tegenstandpunten.

3. Een lid mag geen compromis sluiten om eenvoudig harmonie te bereiken. Meningsverschillen moeten niet worden genegeerd, maar moeten worden opgelost. Kritiek moet gericht zijn op problemen en niet op personen.

4. De leden moeten ervoor zorgen dat de groepsleider niet overdreven domineert. Zijn mening moet niet als definitief worden beschouwd. Zijn opvattingen moeten op dezelfde manier worden behandeld als de standpunten van elk ander lid.

5. Leden moeten ervoor zorgen dat meningsverschillen geen betrekking hebben op persoonlijkheden, maar alleen meningen. Bovendien mogen deze meningsverschillen niet worden voortgezet op persoonlijke gronden nadat de bijeenkomsten voorbij zijn, anders zullen deze niet alleen technisch en sociaal destructief zijn, maar ook kunnen leiden tot onnodige meningsverschillen met dezelfde personen tijdens toekomstige vergaderingen.

Er moet meer een geest van samenwerking zijn dan een concurrentiestrijd tussen leden. Een dergelijke samenwerking zou leiden tot meer positieve reacties op elkaar, respect voor elkaars meningen, meer betrokkenheid en betrokkenheid bij de taak en meer voldoening over het succes van de taak.

Deze richtlijnen moeten, wanneer ze op de juiste wijze worden opgevolgd, de efficiëntie en effectiviteit van teams verbeteren.