4 Belangrijkste typen bestanden die in een kantoor worden bewaard

Dit artikel werpt licht op de vier belangrijkste soorten bestanden die in een kantoor worden bijgehouden. Dit zijn: 1. Eenvoudig bestand 2. Vlak bestand 3. Tweerichtingsbestand 4. Hendel boogbestand.

Bestand bijgehouden in een Office Type # 1. Eenvoudig bestand:

Het bevat alleen een dikke kap met twee gaten geplaatst zoals in de afbeelding. Het heeft slechts één kant van dekking, en niet twee zoals in het geval van vlak dossier.

Alle letters worden geponst en worden met behulp van een tag in het bestand opgeslagen. De tags worden ingevoegd in de brief die moet worden gearchiveerd en vervolgens in het gat gestoken zoals weergegeven in de figuur en zijn geregen of vastgebonden.

Dit systeem van deponeren is gangbaar in de kantoren van gemeente corporatie, waar de bestanden alleen moeten worden afgehandeld door de specifieke persoon die verantwoordelijk is voor het onderzoeken van de zaken van de bestanden. Deze methode van archiveren is echter verouderd, verouderd en tegenwoordig niet in de mode.

Bestand bewaard in een Office Type # 2. Bestand:

Een diagram van een plat bestand wordt getoond in de figuur.

In dit diagram van een plat bestand zijn er twee omslagen gemarkeerd met A en B zoals weergegeven in het diagram. De covers zijn dikke en harde covers. Tussen de twee covers, en om precies te zijn, op de rechterkant van de cover, gemarkeerd met B, hebben we een clipping-systeem.

Het stalen of de aluminium strip, zoals weergegeven in de figuur, heeft twee gaten en twee fixeermiddelen. Er zijn twee bewegende clips zoals weergegeven in de figuur die een systeem van lopen over de aluminium strip heeft. Om de fixers te openen, wordt de clip naar boven verplaatst, zodat gestanst papier in de fixers kan worden gestoken. Nadat het geponste papier in de bestanden is geplaatst, kunnen de clips worden leeggemaakt, zodat de papiersoorten worden gefixeerd en correct worden opgeslagen.

Al het te vullen papier is aan de rechterkant van het bestand bevestigd, zoals in de figuur met B is aangegeven.

Bestand bijgehouden in een Office Type # 2. Tweerichtingsbestand:

Dit soort archiveringssystemen speelt zich af in de regeringskantoren, zowel de centrale en deelstaatregeringen, overheidsbedrijven en autonome instanties. Een diagram toont alles over het bestand.

Hier, net als in het vorige diagram, heeft het bestand twee vlakken A en B zoals weergegeven in de afbeelding.

Het heeft dienovereenkomstig twee reeksen gaten die in de figuur worden getoond. (B) en (A) heeft het, zoals duidelijk zichtbaar in de figuur. Beide gezichten van het bestand (A) en (B) zijn dik, hard en hier, in beide gezichten, wordt het papier opgeslagen.

Binnenkomende documenten of brieven moeten worden ingediend in het gezicht B en correct worden genummerd. De dingen die gedaan moeten worden zijn gearchiveerd aan de zijde A.

De brieven die zijn opgesteld nadat de niks is gedaan of op basis van notering gedaan; de brief die als een antwoord moet gaan, kan worden ingediend als een bewijs aan de kant B. Een kopie van de brief moet echter in het respectieve platte bestand worden bewaard.

Dit soort bestanden is nodig wanneer een gedetailleerde opmerking vereist is voordat een brief wordt beantwoord.

Bestand bewaard in een Office Type # 4. Hendel Arch-bestand:

Dit wordt in de figuur aangetoond.

Dit bestand heeft de vlakken A, B en C zoals weergegeven in het diagram, vandaar dat het een driedimensionaal bestand is. Gezichten A en B spreken voor zich. Dit zijn harde, dikkere en zwaardere bestanden, die in principe worden gebruikt om vouchers, balansen, proefbalansen, enz. In te dienen bij de afdeling accounts op kantoor. Grotere kopieën van verklaringen enz., Die niet in een plat bestand kunnen worden opgeslagen en opgeslagen, worden in dit bestand opgeslagen.

Als je goed naar de figuur kijkt, vind je een aluminium strip die over de boog loopt. Dit is een V-vormig object dat in de map is bevestigd aan het gezicht C. Een handvat zoals weergegeven in de afbeelding is omhoog en het aluminium strip wordt over de boog uitgevoerd om het bestand te openen. Nadat het document is opgeslagen, wordt de hendel ingedrukt, de aluminium strip naar beneden gedrukt en de bogen uitgelijnd om het document op de juiste manier te documenteren.

Dit zijn de vier schrijfwaren van het bestand die meestal voorkomen in de Indiase kantoren. De computer heeft een vooraanstaande positie ingenomen in de meeste multinationale en blue chip-bedrijven.