3 componenten van een zakelijke bijeenkomst: kennisgeving, agenda en notulen

Enkele van de belangrijkste componenten van een zakelijke bijeenkomst zijn: 1. Bericht van vergadering, 2. Agenda van vergadering en 3. Notulen van de vergadering

Bericht van een vergadering:

Wanneer een vergadering moet worden bijeengeroepen, moet iedereen een kennisgeving sturen.

Het moet aan deze voorwaarden voldoen:

1. Het moet onder de juiste autoriteit zijn

2. Het moet de naam van de organisatie vermelden

3. Het moet de dag, datum, tijd en plaats vermelden. Soms ook hoe de plek te bereiken

4. Het moet ruim van tevoren zijn. Sommige vereisen een opzegtermijn van zeven dagen, ongeveer 48 uur '

5. Het moet het doel en, indien mogelijk, de agenda vermelden

6. Het moet de datum van oplage en de handtekening van de uitvoerder / secretaris dragen

7. Het moet gaan naar alle personen die op de vergadering nodig zijn

8. Het moet de verschuldigde TA / DA enz. Vermelden en de regelingen hiervoor

In de praktijk moet ervoor worden gezorgd dat de kennisgeving op tijd is bereikt. Dit kan telefonisch gedaan worden. Het verzendgedeelte en de post zijn gevoelig voor vertragingen

We merken vaak dat er tussen de datum van een brief van een grote openbare organisatie en het poststempel op de brief een tussenruimte van 10-12 dagen ligt. Een melding die zeven dagen vóór een ontmoeting moet zijn, mag zeven dagen na de ontmoeting niet worden bereikt.

Agenda:

Zoals eerder vermeld, is een agenda de lijst met items die tijdens een vergadering moeten worden behandeld. Het wordt ook wel business of order of business genoemd. Het komt van het Latijnse woord agendum (enkelvoud) wat betekent 'iets dat gedaan moet worden'. Maar de agenda (het Latijnse meervoud) wordt gebruikt als een enkelvoudig zelfstandig naamwoord.

Het is de routekaart van de vergadering. De bovenstaande voorbeeldmededelingen bevatten al een hint van hoe het is geschreven. De agenda kan een deel van de kennisgeving zijn of kan als bijlage worden bijgevoegd. De convenor / secretaris bereidt het in overleg met de voorzitter voor en krijgt zijn goedkeuring.

De agendapunten moeten alles omvatten wat nodig is om op dat moment in overweging te worden genomen. Vergaderingen kost tijd en moeite om te regelen; vandaar dat de agenda goed doordacht moet zijn.

De items kunnen worden bedacht vanuit:

(a) Vorige minuten

(b) Ontvangen suggesties

(c) Acties en evenementen sinds de laatste vergadering

(d) Correspondentie van de organisatie

De agenda bevat zowel routinepunten als speciale items.

Hier zijn enkele richtlijnen voor het aanbieden van de items:

1. Excuses van afwezige leden (hoeft niet eerder te zijn geschreven)

2. Medeleven indien aanwezig (al dan niet eerder geschreven)

3. Lezing en goedkeuring van de notulen van de laatste vergadering

4. Aangelegenheden die voortkomen uit de notulen van de vorige vergadering (dit behoeft niet altijd te worden vermeld)

5. Dringende en niet-controversiële items

6. Zaken die nadere discussie en debatten vereisen

7. Alle nieuwe punten ter plaatse met instemming van de voorzitter

8. Datum van de volgende bijeenkomst.

Het laatste punt in een vergadering is een dankwoord aan de voorzitter, maar dit moet worden vermeld. De items worden kort of uitgebreid genoemd volgens de praktijk of behoefte.

De gebruikte stijl is als volgt:

(i) Benoeming van auditors

(ii) Introductie van nieuwe leden

(iii) Het lezen van minuten

(iv) Het feliciteren van die en die over de toekenning van Padmashri aan hem / haar

OF

(i) Om de notulen van de vorige vergadering te lezen en goed te keuren

(ii) Om de advertentie-opzet te beschouwen

(iii) Een bloeddonatiekamp organiseren

(iv) Subcommissies te benoemen voor sportcompetitie en muziekcompetitie

De agenda moet binnen de beschikbare tijd beheersbaar zijn. Sommige clubs hebben een tijdslimiet voor de duur van een vergadering (bijv. 90 minuten), die automatisch de omvang van de discussie dicteert.

Minuten van de vergadering:

De notulen van een vergadering zijn het verslag van de discussies / beslissingen daarin. Ze hebben een officiële status; ze zijn nuttig in de wet en in sommige gevallen wettelijk verplicht om te worden geschreven. De notulen zijn definitief wanneer ze worden goedgekeurd door de leden van de groep waarmee ze verband houden, meestal in de volgende vergadering, en ondertekend door de voorzitter.

Zelfs als er emotionele momenten in een ontmoeting zijn, worden de notulen op een emotieloze manier geschreven, zijn ze cool, feitelijk, onpersoonlijk en onpartijdig. Bovendien zijn dit de eisen van de tijd voor de meeste mensen dat de notulen beknopt moeten zijn, en moeten worden teruggebracht tot de essentie.

Slechts enkele organisaties vereisen dat zij ook de gedetailleerde besprekingen vastleggen (dwz wie heeft gezegd wat en wat waren de reacties ... totdat het besluit werd genomen). Normaal gesproken, het lichaam van de minuut records.

(a) De moties en amendementen daarop

(b) De indiener en gedetacheerd met moties

(c) De details van de stemming, indien van toepassing

(d) Aanbevelingen

(e) Besluiten / resoluties

(f) Taken toegewezen aan individuele personen, subcommissies

De totale minuten zouden moeten geven:

1. De naam van de organisatie / eenheid

2. Dag, datum, tijd en plaats

3. Nummer in volgorde (bijv. 33e vergadering van ...)

4. Namen van de voorzitter en secretaris

5. Namen van aanwezige leden

6. Namen van de afwezige

7. Deelnemers met een speciale uitnodiging, bijv. Auditor, cateraar, enz.

8. Verslag van de transacties (volgens de richtlijnen hierboven)

9. Handtekening secretaris en na goedkeuring van de voorzitter.

Tips voor het schrijven van notulen:

De notulen worden in het algemeen geschreven door de secretaris op basis van de aantekeningen die tijdens de vergadering zijn gemaakt. Hij / zij kan de agenda gebruiken als kader voor het schrijven ervan en korte formulieren, steno's etc. gebruiken om snel en nauwkeurig notities te maken. Hij moet mogelijk leden vragen om hun woorden te herhalen om ze goed te krijgen.

Hij moet alle bijzonderheden noteren die nodig zijn voor het eerlijke exemplaar van de notulen. De items van de notulen kunnen worden geschreven onder korte kopjes zoals die worden gebruikt in de agenda.

(Wat het lezen betreft, circuleren sommige commissies ze van tevoren en nemen ze als gelezen. Anders moet de lezer ze luid, duidelijk en snel lezen.)

In stijl gebruiken ze een van deze constructies:

een. Er werd besloten de notulen van de vorige vergadering goed te keuren.

b. Er werd besloten om een ​​subcommissie op te richten om te overwegen

c. Vastbesloten dat er op 15 augustus een bloeddonatiekamp wordt gehouden. (Het werkwoord wordt gebruikt in de aanvoegende wijs: "wees gedaan, wees aangewezen", etc.)

Als alternatief wordt de beschrijving in de verleden tijd gegeven:

1. Notulen van de laatste vergadering:

De secretaresse las de notulen van de vergadering voor die gedateerd waren ... en ze werden goedgekeurd.

2. Donatie ontvangen:

De voorzitter liet weten dat hij een schenking van Rs had ontvangen. 50.000 van oud-lid Dhr. Gopal Rathi.

Op het moment van goedkeuring vraagt ​​de voorzitter: "Accepteert u de notulen zoals ze zijn?" OF "Zijn er zaken die voortkomen uit de notulen?"

Je vermogen om goede notulen te schrijven, kan je een prijzenpositie in een organisatie opleveren. Als je een positie hebt en niet weet hoe je minuten moet schrijven, kun je ook in verlegenheid worden gebracht.

conferenties:

Middelen overleggen en een zakelijke conferentie is het samenkomen van mensen die een gemeenschappelijk zakelijk doel hebben met het oog op overleg, advies of aanbeveling. In vergelijking met een vergadering is een conferentie informeel en vaak veel groter. Het doel is minder duidelijk omschreven dan dat van een vergadering.

Een organisatie kan regelmatig conferenties houden (zeg jaar) waarbij de afgevaardigden bij elkaar komen om hun mening uit te wisselen, hun ervaringen te bespreken en hun ideeën samen te brengen. Delen is de prominente eigenschap van een conferentie.

Voorbeelden van conferenties zijn: conferentie van levensverzekeringsadviseurs, conferentie van autodealers, congres van kleine zakenlieden, conferentie van verffabrikanten, enz.

De afgevaardigden worden verrijkt door de presentaties van formele sprekers en ook door de informele discussies. Wil een commissie effectief zijn, dan zou het ongeveer zeven leden moeten hebben, terwijl een conferentie 15-20 deelnemers of meer kan hebben.

Voordelen van conferenties:

(i) Visies en ervaringen worden uitgewisseld

(ii) Verschillende kanten van een veel voorkomend probleem worden gepresenteerd.

(iii) Het management kan speciale groepen ontmoeten en raadplegen, zoals dealers, klanten, vakbondsleiders.

(iv) Deskundige sprekers kunnen de afgevaardigden adviseren en toelichten.

(v) Nieuwe ontwikkelingen en nieuwe strategieën kunnen worden gepresenteerd.

(vi) Twijfels kunnen worden weggenomen.

(vii) Medewerkers worden gemotiveerd door deelname.

Nadelen van conferenties:

(i) Wanneer werknemers worden uitgenodigd voor een conferentie, kan hun eigenbelang overschrijden en kan het management afhankelijk worden van hun mening.

(ii) Als een medewerker boven zijn niveau van begrip wordt opgeroepen voor een conferentie, kan hij zich niet op zijn plaats voelen.

(iii) Als de leider van de conferentie slecht voorbereid is, kan hij geen recht doen aan de problemen.

Soorten conferenties:

Op basis van het doel kunnen conferenties als volgt worden ingedeeld:

1. Informatieve conferentie:

In dit type conferentie is het doel informatie te geven aan de junioren. Nieuw beleid, nieuwe technologieën, reorganisatie etc. kunnen over de schreef worden gebracht. Dit is een vorm van neerwaartse communicatie.

2. Conferentie over een voorgestelde oplossing:

Een probleem of situatie waarmee het bedrijf wordt geconfronteerd, wordt besproken met een mogelijke oplossing. Het management genereert een discussie over de suggestie om de verdiensten ervan te kennen.

3. Probleemoplossende conferentie:

Hier is geen kant en klare oplossing, maar ideeën worden door de deelnemers uitgenodigd en ter discussie gesteld.

4. Conferentie voor budgettering / prognose / schatting:

Wanneer een bedrijf een doel wil stellen en de medewerking van de werknemers wil, wordt een dergelijke conferentie genoemd. Rekening houdend met de algemene doelstellingen van het bedrijf, wordt het budget / de prognose / schatting besproken.

Omdat de werknemers bij de prognose betrokken zijn, kunnen ze praten over hun respectieve omgevingen. Het is ook gemakkelijker om hun medewerking en toewijding te krijgen na zo'n conferentie.

5. Conferentie voor training:

Training is een doorlopende activiteit in een vooruitstrevende organisatie. Er worden conferenties bijeengeroepen om leidinggevenden op te leiden in nieuwe expertisegebieden. Een bank kan een conferentie organiseren over industriële revalidatie voor haar veldofficieren.